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Appel de projets en appui à l’offre culturelle dans le parcours éducatif

Finalité du programme

Le Ministère est lié par une entente au ministère de l’Éducation et de l’Enseignement supérieur (MEES) depuis 1997 et cette entente a été renouvelée en 2013. Le point de convergence majeur des 2 ministères est de permettre aux jeunes du Québec de s’initier à la culture sous ses différentes formes, de vivre eux-mêmes des expériences culturelles, de se familiariser avec les exigences du travail artistique et de développer leur créativité (article 1.4 de l’actuel Protocole d’entente interministériel Culture-Éducation).

L’entente interministérielle signée en 2013 a reconnu l’élargissement des champs de collaboration potentielle entre la culture et l’éducation qui permettent de prendre en compte les nouvelles possibilités qu’offre la diversité des lieux, des occasions et des pratiques (article 3.1). Ainsi, dans les milieux scolaires, ces nouvelles possibilités se traduisent entre autres par une place plus grande accordée aux activités parascolaires ainsi qu’aux services de garde en milieu scolaire (article 3.2).

En outre, la Politique de la réussite éducative lancée en juin 2017 souligne notamment la valeur de la contribution que les partenaires culturels sont en mesure d’apporter en termes de développement des compétences du 21e siècle et de convergence des efforts pour la réussite. Cette politique reconnaît ainsi que les activités culturelles et interculturelles représentent une dimension importante du parcours éducatif.

Lancée en juin 2018, la politique culturelle du Québec Partout, la culture reconnaît la valeur de l’apport croisé des secteurs culturels, éducatifs et sociaux. Ainsi, le Plan d’action gouvernemental en culture 2018-2023 prévoit amplifier la relation entre la culture et l’éducation de 2 façons : en concluant une nouvelle alliance culture-éducation-famille et en améliorant l’offre de sorties et d’activités culturelles dans le parcours éducatif, du préscolaire jusqu’au postsecondaire.

Par conséquent, le Ministère souhaite appuyer le déploiement d’une offre culturelle pour les jeunes de la petite enfance, du préscolaire, du primaire, du secondaire et du collégial. Plus spécifiquement, le présent appel de projets a pour finalité d’accroître l’offre d’activités culturelles pour la clientèle jeunesse en dehors des heures de classe et d’augmenter la participation des élèves à ce type d’activités.

Objectifs

Trois objectifs précis sont poursuivis :

  • fournir l’opportunité aux jeunes de découvrir, de développer ou d’approfondir leur intérêt pour des activités culturelles dans leur parcours éducatif;
  • soutenir les artistes et les organismes professionnels qui désirent offrir des activités aux clientèles ciblées;
  • augmenter et diversifier l'offre culturelle destinée aux élèves en dehors des heures de classe.

Admissibilité du demandeur

Conditions générales

Le programme s’adresse aux artistes professionnels québécois, y compris les écrivains, aux bibliothèques, aux organismes culturels professionnels et aux organismes professionnels du secteur des communications, de même qu’aux organismes nationaux de loisir culturel qui reçoivent une aide au fonctionnement du Ministère. Un organisme professionnel doit être une personne morale légalement constituée sans but lucratif ayant son siège social au Québec, qui mène des activités artistiques ou de communication de type professionnel. Son conseil d’administration doit être formé en majorité d’administrateurs qui sont des citoyens canadiens résidant habituellement au Québec ou des résidents permanents au sens de l’article 2(1) de la Loi sur l’immigration et la protection des réfugiés qui résident habituellement au Québec. Est également admissible tout groupement d’individus constituant une personne morale sans but lucratif qui propose des activités culturelles à des fins de réussite éducative.

Les organismes à but lucratif tels que les entreprises et les sociétés privées ne sont pas admissibles, et ce, quel que soit le secteur d’activités.

Pour être admissible :

  • tout organisme doit être constitué en vertu des lois du Québec et du Canada et avoir son siège social et son principal établissement au Québec;
  • tout artiste ou tout organisme professionnel doit avoir respecté, le cas échéant, ses engagements envers le Ministère lors de l’attribution d’une précédente subvention.

Conditions spécifiques

Cet appel de projets est destiné aux artistes professionnels et aux organismes inscrits au Répertoire culture-éducation. Les organismes professionnels ne figurant pas au Répertoire culture-éducation, mais œuvrant auprès de la clientèle jeunesse depuis plus de 2 ans, sont également admissibles (dans ce dernier cas, des pièces justificatives devront être fournies dès le dépôt du projet).

Les disciplines culturelles considérées sont les suivantes : arts de la scène (tels que la danse, la musique, la chanson, le théâtre et le cirque), arts multidisciplinaires, arts numériques, arts visuels, cinéma et vidéo, médias et multimédia, métiers d’art, littérature et nouvelles pratiques artistiques.

Note : Les nouvelles pratiques artistiques réunissent les organismes œuvrant en interdisciplinarité et en multidisciplinarité ou qui sont porteurs d’une pratique ne correspondant à aucune des disciplines traditionnelles. Ils se caractérisent généralement par leur désir de dépasser le cadre des expériences et innovations qui définissent présentement ces disciplines, de même que par leur capacité à bouleverser les idées établies sur ce qu’est l’art et à ouvrir des terrains nouveaux pour les arts, les artistes professionnels et leurs rapports avec les auditoires, les communautés et le grand public. Les nouvelles pratiques artistiques explorent des aspects autres que ceux qui régissent traditionnellement la production d’œuvres d’art (forme, technique, esthétique), et incluent l’art politiquement engagé, les collaborations entre la science et l’art, l’art public et communautaire, les rituels, pour ne citer que ces exemples.

Admissibilité du projet

Conditions spécifiques

Pour être accueilli, un projet doit :

  • être destiné aux jeunes de la petite enfance, du préscolaire, du primaire, du secondaire ou du collégial et à leurs accompagnateurs, le cas échéant;
  • être offert dans le cadre des activités d’un service de garde (en incluant les journées pédagogiques)
    OU
    être offert dans le cadre d’activités parascolaires;
  • être réalisé en partenariat avec un des établissements suivants :
    • centre de la petite enfance;
    • bureau coordonnateur de la garde en milieu familial;
    • garderie subventionnée;
    • établissement d’enseignement public ou privé agréé par le MEES, qu’il soit francophone ou anglophone;
    • établissement collégial québécois.
  • avoir lieu pendant l’année scolaire 2018-2019 (l’activité peut être ponctuelle ou s’étendre sur plusieurs semaines).

Exclusions

  • les projets ayant déjà fait l’objet d’une aide financière du Ministère, du MEES ou du Conseil des arts et des lettres du Québec;
  • les sorties culturelles scolaires.

Présentation de la demande

La demande d’aide financière est normalement produite en ligne sur un formulaire accessible dans di@pason et automatiquement acheminée à la direction régionale du Ministère responsable de son traitement.

La demande d’aide financière doit être transmise aux dates déterminées par le Ministère. Pour connaître ces dates, consultez le calendrier des programmes.

Le dépôt doit être fait au moins 30 jours avant la date de début de réalisation du projet.

Le demandeur doit présenter, dans le formulaire ou dans les documents joints, les renseignements permettant d’évaluer sa demande :

  • une description du projet, incluant la clientèle cible et le nombre d’inscriptions possibles ou envisageables, incluant un seuil minimal ou maximal, le cas échéant;
  • les conditions de réalisation nécessaires (locaux, surveillance, matériel, participation financière de l'établissement, etc.);
  • un accord signé par le directeur de l'établissement détaillant l’engagement du partenaire. Le partenaire doit préciser les conditions de sa participation au projet et les ressources qu'il est en mesure d'y consacrer (locaux, surveillance, matériel, investissement financier ou autre). Dans le cas où un projet concernerait plusieurs partenaires, par exemple plusieurs écoles d’une même commission scolaire, chacun doit avaliser le projet et détailler son engagement. Tout règlement particulier de l’établissement et toute contrainte en lien avec la réalisation du projet doivent être précisés lors du dépôt du projet;
  • les dates de la réalisation du projet;
  • le montant de la contribution qui sera demandée aux parents pour la participation de leur enfant ou aux élèves des collèges, le cas échéant. Pour favoriser l'accessibilité des jeunes aux activités culturelles, la contribution financière qui sera éventuellement demandée aux parents ou aux élèves des collèges doit être minimale et convenue avec l’établissement dès le dépôt du projet. Cette contribution ne doit pas augmenter en cours de route, mais elle pourra être révisée à la baisse si d’autres partenaires contribuent financièrement au projet;
  • dans le cas d’un organisme qui n’est pas inscrit au Répertoire culture-éducation, une présentation de l'équipe prévue pour la réalisation du projet mettant en évidence son expérience et ses compétences auprès d'une clientèle jeunesse ainsi que 2 lettres de référence ou d’appréciation quant à des projets réalisés antérieurement auprès de cette même clientèle;
  • le budget équilibré et détaillé du projet;
  • pour un organisme, ses états financiers les plus récents ainsi que la résolution adoptée par ses autorités compétentes sur la demande d'aide financière et sur le mandataire;
  • tout autre renseignement pertinent permettant d'appuyer la demande.

Au cours de l'analyse du projet, le demandeur devra fournir les renseignements et les documents complémentaires que le Ministère lui réclamera.

À noter que tout établissement peut exiger une attestation d’antécédents judiciaires à toute personne appelée à être en contact direct avec les élèves. Il n’est pas nécessaire de joindre une telle attestation à la demande, mais il faudra la fournir à l’établissement, le cas échéant.

Pour être soumis à l'évaluation, les dossiers doivent être complets et fondés sur des données exactes. Sinon, il appartiendra au demandeur de les corriger ou de les compléter dans le délai accordé par le Ministère.

Seuls les projets qui franchissent avec succès les étapes d’analyse de l’admissibilité du demandeur et du projet ainsi que de l’analyse de la pertinence, de la qualité et des retombées pourraient se voir attribuer une aide financière. Le ministère se réserve le droit de répartir l’enveloppe budgétaire globale équitablement selon les objectifs de l’appel de projets pour appuyer l’offre culturelle dans l’ensemble des régions, selon les disciplines artistiques et les clientèles visées.

Évaluation de la demande

L’évaluation des demandes est faite par le Ministère. Celui-ci peut avoir recours, au besoin, à des expertises externes.

Une demande est évaluée d’après :

  • la pertinence du projet, révélée par :
    • l’arrimage du projet avec l'expertise de l'artiste ou la mission de l’organisme demandeur et la démonstration de son savoir-faire auprès d'une clientèle jeunesse;
    • le caractère innovant du projet par rapport à ce qui est déjà offert aux jeunes par leur établissement;
    • l’adéquation du projet avec les groupes d’âge ciblés;
    • l’arrimage du projet avec les objectifs, les priorités et les orientations scolaires, notamment en matière de réussite éducative.
  • la qualité du projet, révélée par :
    • la description claire et précise des activités culturelles envisagées;
    • l’expérience et la compétence de l'artiste ou de l’équipe de réalisation;
    • le réalisme des prévisions budgétaires, du montage financier et du calendrier de réalisation;
    • l'engagement de l'établissement.
  • les retombées prévisibles du projet, révélées par :
    • le nombre de participants visés;
    • l’impact sur les jeunes et l'établissement;
    • l’impact sur le rayonnement de la culture et des communications. L’impact du projet sur le rayonnement de la culture et des communications peut se mesurer notamment par la portée du projet (locale, régionale, nationale ou internationale), la diffusion et la promotion du projet; le transfert d’expertise ou de technologie, le développement d’un secteur ou discipline, etc.

Attribution de l’aide financière

Outre les clauses relatives au versement et à l’utilisation de l’aide financière, la convention de résultat que le bénéficiaire doit signer pour recevoir la subvention comporte :

  • l’énoncé des obligations se rapportant à la reddition de comptes;
  • des engagements ayant trait aux communications entourant l’objet de la subvention.

Le programme permet d'accorder une aide financière pouvant représenter jusqu'à 75 % des dépenses admissibles liées à la réalisation du projet répondant aux balises de l’aide financière et ce, jusqu’à un maximum de 50 000 $ par projet, peu importe le nombre d’établissements visés par un même projet.

Le cumul de l’aide accordée par le Ministère et de l’aide financière obtenue par d’autres sources gouvernementales (fédérale, provinciale, régionale et municipale) ne doit pas dépasser 90 % du coût total du projet.

Le Ministère verse, à la signature de la convention, une première tranche de sa subvention représentant au moins 50 % et au plus 80 % du montant annoncé. Le reste est payé selon des modalités et des étapes déterminées par la nature du projet, sa durée et les biens livrables attendus.

L'aide financière peut dans tous les cas être révisée en fonction des crédits alloués au Ministère par l'Assemblée nationale.

La contribution du demandeur à la réalisation de son projet doit équivaloir à au moins 10 % du total des revenus associés au projet, dont au moins 5 % en argent.

La contribution que le demandeur compte verser pour la réalisation du projet devant être comptabilisée, elle doit faire partie de la présentation du budget. Cette contribution peut inclure :

  • les biens et les services qui seront fournis, accompagnés d'une estimation de leur valeur au marché.

Seules sont admissibles les dépenses directement liées à la réalisation du projet. Il peut s’agir :

  • des coûts de main-d’œuvre (avantages sociaux compris);
  • des frais d’achat ou de production de matériel destiné aux élèves ou à leurs parents (par exemple, une brochure explicative, des livres, du matériel à caractère pédagogique ou du matériel périssable);
  • des frais de promotion, notamment auprès des parents, ou en ce qui a trait à la diffusion des résultats de l’activité (notamment des coûts relatifs à une exposition des œuvres des jeunes);
  • des frais de déplacement (pour les responsables de l’activité et pour le transport du matériel, le cas échéant);
  • des frais de location de locaux ou d’équipement jusqu’à concurrence de 20 % du montant de la subvention (tout dépassement devra être justifié, pièces à l’appui);
  • des frais d’administration, jusqu’à concurrence de 5 % du total des dépenses admissibles énumérées ci-dessus;
  • des frais de contingence (imprévus liés, par exemple, à une augmentation des coûts du matériel nécessaire pour l’activité ou des coûts de transport), jusqu'à concurrence de 10 % du total des dépenses admissibles énumérées ci-dessus.

Exclusions

Ne sont pas admissibles :

  • les dépenses relatives à une sortie culturelle;
  • les dépenses relatives à une activité déjà soutenue dans le cadre d’un autre programme ou d’une autre mesure du Ministère, du MEES (y compris le programme La culture à l’école) ou du Conseil des arts et des lettres du Québec;
  • les dépenses ayant trait au financement d’une dette, au remboursement d’emprunts ou au financement d’un projet déjà réalisé;
  • les dépenses d’immobilisation liées à l’acquisition de terrains ou de bâtiments;
  • les dépenses récurrentes de fonctionnement d’un organisme;
  • les frais relatifs à la sous-traitance d’une partie du projet ou à la préparation et à la gestion du projet par une tierce partie ou un agent;
  • les frais juridiques et les frais relatifs à la recherche d’antécédents judiciaires;
  • les frais d’achat d’équipement tel que de l’équipement de scène, de l’équipement informatique, des instruments de musique ou des lutrins ou des appareils photographiques.

Les dépenses effectuées avant le dépôt de la demande ne sont pas considérées comme admissibles et doivent être clairement signalées comme telles dans le budget. Ainsi, les dépenses engagées pour élaborer le projet, avant la demande, ne sont pas admissibles.

Mesures de contrôle

La reddition de comptes se fait conformément aux dispositions de la convention d’aide financière conclue avec le ministère :

  • elle est produite suivant la périodicité qui y est établie ou au terme du projet, selon la nature et la durée de celui-ci;
  • elle fait l’objet d’un rapport final écrit et, le cas échéant, de rapports d'étape, que le demandeur rédige lui-même.

Cette reddition de comptes comprend obligatoirement :

  • le bilan des activités réalisées;
  • la description des résultats du projet, notamment en termes de participants aux activités, et leur évaluation selon les objectifs poursuivis;
    Les résultats du projet sont les réalisations constatées à la fin de la période visée. Ils comprennent les extrants, les impacts ou les effets. Les extrants sont les biens et les services produits directement par le projet. Ils sont les résultats directs sur lesquels les gestionnaires peuvent exercer un contrôle. Les impacts ou les effets sont les conséquences positives ou négatives, prévues ou non, des produits ou des services. Ils sont soumis à des influences externes.
  • les résultats, le cas échéant, associés aux indicateurs standardisés exigés par le Ministère;
  • un rapport d’utilisation de la subvention permettant de vérifier que les sommes versées ont été affectées aux fins auxquelles elles étaient destinées;
  • tout autre renseignement ou tout autre document demandé par le Ministère.

Le Ministère se réserve le droit de visiter les lieux où se déroule le projet et de vérifier l'affectation des subventions accordées, et ce, en tout temps.

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