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Aide aux projets - Accueil

Finalité du programme

Le ministère de la Culture et des Communications a pour mission de contribuer au rayonnement de la culture et des communications, à l’épanouissement individuel et collectif de la population ainsi qu’à la mise en place d’un environnement propice à la création et à la vitalité des territoires. Ces éléments de mission constituent des facettes de la vitalité culturelle et des communications.

Le concept de vitalité culturelle* et des communications, en tant que vecteurs incontournables de la qualité de vie, repose sur 4 piliers, soit :

  • le soutien offert pour aider et encourager la création, la participation et la consommation de biens et services culturels et de communications;
  • la présence d’opportunités pour la création, la participation et la consommation de biens et services culturels et de communications;

  • la création, la participation et la consommation des biens et services culturels et de communications;

  • les répercussions directes et indirectes de la création, de la participation et de la consommation des biens et services culturels et de communications.

*La vitalité culturelle et des communications est ici entendue comme la concrétisation de la création, de la diffusion et de la validation des arts, de la culture et des communications, ainsi que de leur soutien, en tant que dimension intrinsèque de la vie quotidienne dans les communautés.

Le programme Aide aux projets, volet Accueil, vise spécifiquement les projets de maintien ou d’augmentation du soutien ou de la présence d’opportunités de création et de consommation de biens et de services culturels et de communications qui ne sont pas admissibles aux autres interventions du Ministère ou des sociétés d’État relevant de la ministre de la Culture et des Communications.

En matière de soutien, le programme vise plus particulièrement à appuyer les organismes des secteurs de la culture et des communications en situation financière précaire*, ou ceux en phase de développement cruciale et structurante** qui leur permet d’améliorer leurs situation administrative et financière ou encore d’améliorer le soutien offert à leur communauté.

*Un organisme culturel et de communications dans une situation financière précaire fait face à une éventuelle fermeture, mais il bénéficie d’un soutien élevé du milieu et de capacités organisationnelles pour la poursuite de ses activités. Dans des circonstances précises, l’aide accessible par le volet Accueil permet à un organisme de se restructurer pour qu’il puisse continuer à s’investir dans la communauté qu’il sert. 

**Un organisme culturel et de communications dans une phase de développement cruciale et structurante pour son avenir se trouve en fait dans une phase décisive lui permettant d’améliorer son organisation administrative et sa croissance par le développement d’activités.

En matière de présence d’opportunités, le programme vise tout projet permettant d’accroître la création, la participation(tant au niveau professionnel qu’amateur)ou la consommation de biens et de services culturels ou de communications. 

L’éventail des projets, des secteurs d’intervention, des acteurs et des contextes particuliers aux domaines de la culture et des communications fait en sorte qu’il est difficile de soutenir tous les projets porteurs par l’entremise de programmes normés. Par souci d’équité et de transparence, tout en se dotant d’un cadre normatif formel, le Ministère offre donc le présent programme qui accueille des projets échappant à la portée de ses autres programmes.

Objectifs

Le présent programme a pour objectifs généraux :

  • de maintenir ou d’augmenter le soutien offert par les organismes du milieu pour aider et encourager la création, la participation et la consommation de biens et services culturels et de communications; 

  • d’augmenter l’offre d’opportunités pour la création, la participation et la consommation de biens et services culturels et de communications.

Admissibilité

Conditions générales

Est uniquement admissible le demandeur qui œuvre principalement dans un des domaines d’intervention du Ministère et dont la forme juridique de l’entreprise correspond à un de 2 choix suivants :  

  • personne morale à but non lucratif constituée en vertu de la partie 3 de la Loi sur les compagnies (RLRQ, chapitre C-38) ou de la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif (L.C. 2009, ch. 23);

  • coopérative constituée en vertu de la Loi sur les coopératives (RLRQ, chapitre C-67.2) ou de la Loi canadienne sur les coopératives (L.C. 1998, ch. 1). 

Le demandeur doit avoir son siège social et principal établissement au Québec. Il doit démontrer que le contrôle effectif de l’entreprise est majoritairement détenu par des personnes ayant leur résidence fiscale au Québec. Le Ministère entend par siège social l’endroit où se situe le centre de décision, là où s’exerce la direction véritable de l’organisation.  

Conditions spécifiques

Pour être admissible, un projet doit :

  • correspondre aux orientations et aux priorités du Ministère tant dans le secteur d’intervention où il s’inscrit que sur le territoire concerné par sa réalisation (local, régional, interrégional ou national). Ces orientations et ces priorités sont décrites dans les Balises de l’aide financière, qui s’appuient sur les politiques, les cadres de référence, les documents d’orientation régionaux et le plan stratégique du Ministère.

Exclusions

Ne sont pas admissibles les projets :

  • portant sur le fonctionnement courant d’un organisme, c’est-à-dire relevant d’activités tenues pour normales et régulières;

  • financés dans le cadre d’un autre programme d’aide du Ministère;

  • admissibles à l’un des programmes d’aide du Conseil des arts et des lettres du Québec, de la Société de développement des entreprises culturelles ou de Bibliothèque et Archives nationales du Québec;

  • de nature récurrente, c’est-à-dire la présentation du même projet chaque année. Toutefois, des projets pluriannuels évoluant en différentes phases peuvent être admissibles;

  • d’achat d’entreprise.

Dépenses admissibles

  • les coûts de main-d’œuvre (avantages sociaux compris);

  • les coûts de location d’équipement ou de locaux;

  • les coûts d’achat de matériel ou d’équipement;

  • les frais d’étude et d’expertise-conseil;

  • les frais de sous-traitance;

  • les frais de promotion;

  • les frais de déplacement;

  • les frais de traduction, le cas échéant, en conformité avec la Charte de la langue française;

  • la portion non remboursée des taxes;

  • les frais d’administration, jusqu’à concurrence de 5 % du total des dépenses admissibles énumérées ci-dessus;

  • les frais de contingence, jusqu’à concurrence de 10 % du total des dépenses admissibles énumérées ci-dessus. 

Dépenses non admissibles

  • les dépenses récurrentes de fonctionnement; 

  • les dépenses liées à un projet qui serait déjà soutenu par un autre programme du Ministère, du Conseil des arts et des lettres du Québec, de la Société de développement des entreprises culturelles ou de Bibliothèque et Archives nationales du Québec; 

  • les dépenses ayant trait au financement d’une dette, au remboursement d’emprunts ou au financement d’un projet déjà réalisé; 

  • les dépenses d’immobilisations liées à l’acquisition de terrains ou de bâtiments; 

  • l’achat d’une entreprise;

  • les frais juridiques; 

  • les dépenses effectuées avant que la subvention n’ait été annoncée par lettre du Ministère; elles doivent être clairement signalées comme telles dans le budget. Ces dépenses ne sont pas remboursées. Le demandeur assume donc tout risque ou inconvénient pouvant découler de l’acceptation ou du refus, par le Ministère, de sa demande dans le cadre du présent programme. 

Présentation de la demande 

La demande d’aide financière est produite en ligne au moyen d’un formulaire accessible dans di@pason et automatiquement acheminé à la direction du Ministère responsable de son traitement.  

Une demande d’aide financière peut être déposée à tout moment au cours de l’année.

Le demandeur doit présenter, dans le formulaire et les documents joints, les renseignements suivants permettant au Ministère d’évaluer sa demande :

  • le contexte et la justification du projet;

  • une description du projet;

  • les objectifs du projet;

  • les retombées escomptées;

  • les phases du projet, en précisant les principales étapes ou activités de réalisation et le calendrier de réalisation;

  • le nom des partenaires associés au projet et la description des contributions qu’ils comptent y apporter;

  • une présentation de l’équipe prévue pour la réalisation du projet, en mettant en évidence son expérience et ses compétences;

  • le budget équilibré et détaillé du projet;

  • ses états financiers les plus récents;

  • la résolution adoptée par ses autorités compétentes sur la demande d’aide financière et le mandataire;

  • tout autre renseignement pertinent permettant d’appuyer la demande.

Au cours de l’analyse du projet, le demandeur doit fournir les renseignements et les documents complémentaires que le Ministère lui réclame.

Pour être soumis à l’évaluation, le dossier doit être complet et fondé sur des données exactes. Sinon, il appartient au demandeur d’en corriger les lacunes dans le délai accordé par le Ministère.

Pour tous les projets, l’analyse est effectuée sur une base continue. Toutefois, seuls les demandeurs dont le projet franchit avec succès les étapes d’analyse de l’admissibilité, de la pertinence, de la qualité et des retombées peuvent se voir attribuer une aide financière.

Évaluation de la demande 

L’évaluation de la demande est réalisée par le Ministère, soit la direction responsable de la demande, en collaboration avec la direction coordonnatrice du programme. Le Ministère peut avoir recours, au besoin, à de l’expertise externe.

Une demande est évaluée d’après :

  • la pertinence du projet, révélée par :

    • l’arrimage du projet aux priorités, aux orientations et aux objectifs ministériels ainsi qu’aux enjeux liés au territoire ou au secteur concerné;
    • l’absence de chevauchement ou de concurrence avec des activités existantes ou des projets en cours;
    • la qualité du projet, révélée par :

      • la clarté et la précision des objectifs poursuivis;
      • l’expérience et la compétence de l’équipe de réalisation;
      • la capacité du demandeur à réaliser le projet;
      • le réalisme des prévisions budgétaires, du montage financier et du calendrier de réalisation;
      • la diversité des sources de financement et la répartition judicieuse des ressources;
  • les retombées prévisibles du projet, révélées par :

    • les effets structurants, pour le demandeur, ses partenaires, son ou ses secteurs d’intervention et territoires d’activité. Les effets structurants signifient que le projet a des effets favorables, pour le secteur d’intervention ou le territoire concerné, mesurés notamment par le développement d’outils de gestion ou l’acquisition d’expertise, des actions de concertation, la mise en réseau et le maillage des acteurs du secteur ou du territoire, la mise en commun des ressources et les effets multiplicateurs ou de levier auprès d’autres acteurs;
    • les effets sur le rayonnement de la culture et des communications. Ils peuvent se mesurer notamment par la portée du projet (locale, régionale, nationale ou internationale), la diffusion et la promotion du projet, le transfert d’expertise ou de technologie, le développement d’un secteur ou d’un domaine, etc.

Attribution de l’aide financière 

Le programme permet d’accorder une aide financière pouvant représenter jusqu’à 75 % des dépenses admissibles liées à sa réalisation, jusqu’à un maximum de 50 000 $. Pour une contribution financière estimée qui excède ce montant, le Ministère doit préalablement obtenir l’autorisation du Conseil du trésor ou du Conseil des ministres pour verser une aide financière à un bénéficiaire.

Le cumul des aides financières directes ou indirectes reçues par le bénéficiaire des ministères, organismes et sociétés d’État des gouvernements du Québec et du Canada, ainsi que des entités municipales, ne doit pas dépasser 100 % des dépenses admissibles du présent programme, volet  Accueil. Aux fins des règles de cumul des aides financières publiques, le terme « entités municipales » réfère aux organismes municipaux compris à l’article 5 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (chapitre A-2.1).

 Subvention maximale

 50 000 $

 Taux de financement maximal des dépenses admissibles

 75 %

 Contribution du demandeur aux dépenses admissibles

 10 % au minimum, dont 5 % en argent

 Financement public cumulatif maximal

 100 %

 

La contribution que le demandeur compte verser pour la réalisation du projet devant être comptabilisée, elle doit faire partie de la présentation du budget. Cette contribution peut inclure les biens et les services qui seront fournis, accompagnés d’une estimation de leur valeur au marché.

Modalités de versement de l’aide financière

Le Ministère verse 75 % de l’aide financière au moment de la signature de la convention. Le solde est versé selon des modalités et des étapes déterminées par la nature du projet, sa durée et les biens livrables attendus. Les subventions importantes peuvent faire l’objet de plusieurs versements répartis selon les phases du projet déterminées dans la convention.

Les versements sont conditionnels à la disponibilité des fonds et aux approbations appropriées et suffisantes des crédits par l’Assemblée nationale.

Mesures de contrôle 

La reddition de comptes est réalisée conformément aux dispositions de la convention d’aide financière. Le bénéficiaire de l’aide financière s’engage à produire un rapport final qui doit être transmis au plus tard 3 mois après la fin du projet.

Cette reddition de comptes comprend obligatoirement :

  • le bilan des activités réalisées;

  • la description des résultats du projet et leur évaluation au regard des objectifs poursuivis, incluant des éléments sur la stratégie de mise en valeur et le plan de communication des acquis et des résultats du projet;

  • un rapport d’utilisation de la subvention permettant de vérifier que les sommes versées ont été affectées aux fins auxquelles elles étaient destinées;

  • les derniers états financiers vérifiés;

  • tout renseignement ou tout document requis par le Ministère, suivant ce qui figure dans la convention d’aide financière;

  • tout autre renseignement ou tout autre document demandé par le Ministère.

Le Ministère se réserve le droit de vérifier l’affectation des subventions accordées, et ce, en tout temps.

Durée de la norme

La norme prend fin le 31 mars 2022.


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