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Volet 1 : Arts du cirque, danse et musique 

Objectifs généraux

  • Favoriser la qualité de la formation à tous les niveaux, notamment par le développement ou la consolidation de filières de formation (la qualité inclut, le cas échéant, la santé et la sécurité des personnes).
  • Faciliter l’intégration des finissants au marché du travail et offrir de l’accompagnement aux professionnels en exercice.
  • Accroître la vitalité culturelle du territoire partout au Québec ainsi que la vitalité et l’innovation dans les disciplines visées.

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Objectifs spécifiques

  • Maintenir ou augmenter le nombre d’élèves suivant un programme externe de formation offert par un organisme soutenu par le Ministère qui dispense de la formation postsecondaire (en incluant le Conservatoire de musique et d’art dramatique du Québec).
  • Maintenir ou augmenter les services offerts aux établissements partenaires, aux finissants et aux professionnels en exercice.
  • Accroître le nombre de partenariats avec le milieu en fonction de la discipline ou du territoire.

Admissibilité

Répondre aux critères d’admissibilité ne constitue pas une garantie de financement et n’entraîne aucune obligation pour le Ministère.

Conditions générales

Le programme s’adresse aux organismes sans but lucratif :

  • qui ont leur siège social au Québec et qui y effectuent la majorité de leurs activités;
  • qui offrent à la population les conditions optimales d’accès à leurs activités, à leurs biens et à leurs services;
  • qui ont respecté, le cas échéant, leurs engagements envers le Ministère à la suite de l’obtention d’une subvention.

Conditions spécifiques

L’aide est réservée aux organismes de formation en art :

  • qui appartiennent à l’une des deux catégories suivantes :
  • qui dispensent de la formation dans les disciplines suivantes :
    • arts du cirque;
    • danse;
    • musique;
  • qui sont en activité depuis au moins deux ans;
  • qui présentent des états financiers équilibrés;
  • qui génèrent des revenus de diverses sources publiques et privées;
  • qui, dans le cas des écoles d’envergure locale, s’inscrivent dans une filière de formation, en partenariat avec les écoles qui dispensent de la formation postsecondaire soutenues par le Ministère (en incluant le Conservatoire de musique et d’art dramatique du Québec), ou confirment leur intérêt à s’y inscrire en faisant état des démarches entreprises à cette fin;

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Exclusions

Ne sont pas admissibles au volet 1 du programme :

  • les écoles de danse et de musique d’envergure locale situées dans les agglomérations de Québec et de Montréal;
  • les camps artistiques d’envergure locale.

Présentation de la demande

La demande d’aide financière est produite en ligne au moyen d’un formulaire accessible dans di@pason et elle est automatiquement acheminée à la direction du Ministère responsable de son traitement. La demande d’aide financière doit être transmise aux dates déterminées chaque année par le Ministère, lesquelles figurent au calendrier des programmes.

Le demandeur doit présenter, dans le formulaire ou dans des documents joints, les renseignements suivants sur l’organisme :

  • sa planification financière annuelle ou pluriannuelle, selon le cas, en vue de l’accomplissement de sa mission et de la réalisation de son plan d’action;
  • une description de sa structure organisationnelle;
  • une description de sa situation dans la filière de formation :
    • les services offerts à l’intention des écoles d’envergure locale et le nombre d’écoles partenaires;
    • le nombre d’élèves suivant un programme externe;
  • la liste de ses employés (personnel administratif, enseignant et de soutien) avec le poste qu’ils occupent;
  • la liste des enseignants invités, le cas échéant;
  • le nombre d’inscriptions pour la dernière année complète, par niveau d’études, par programme ou par session de formation;
  • la provenance des élèves et des étudiants inscrits;
  • les dates ou périodes d’ouverture et de fermeture officielles de ses activités de formation comme elles sont indiquées dans son site Web ou dans la documentation accessible au public, le cas échéant;
  • son rapport annuel d’activités le plus récent;
  • ses états financiers les plus récents, dûment adoptés par une résolution du conseil d’administration;
  • ses services comptabilisés et exemptions de taxes, le cas échéant;
  • s’il y a lieu, toute autre information pertinente (utiliser le formulaire État de situation).

Au cours de l’analyse de sa demande, le demandeur devra fournir au Ministère les renseignements et les documents complémentaires que celui-ci lui réclamera.

Si le demandeur est en relation d’affaires avec une ou des sociétés apparentées (entreprises ou organismes contrôlés directement ou indirectement par les mêmes administrateurs que les siens), il doit :

  • en informer le Ministère en identifiant chacune d’elles par son nom légal et son numéro d’entreprise du Québec (NEQ);
  • démontrer qu’il est l’unique bénéficiaire de ses surplus, des subventions qui lui sont attribuées et de tout autre apport externe;
  • fournir la preuve que ses transactions avec des sociétés apparentées : 
    • sont documentées formellement par un contrat ou par une entente écrite;
    • font l’objet d’une divulgation par l’entremise de notes aux états financiers, conformément aux normes comptables canadiennes pour les organismes sans but lucratif; 
    • sont établies selon des conditions et à des coûts qui sont inférieurs ou au moins comparables à ceux qui auraient cours avec une tierce partie;
  • rendre accessibles, à la demande du Ministère, les états financiers de chacune de ces sociétés apparentées.

Pour être évalués, les dossiers doivent être complets, compréhensibles et fondés sur des données exactes. Si ce n’est pas le cas, il appartiendra au demandeur d’en corriger les lacunes dans le délai accordé par le Ministère.

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Évaluation de la demande

L’évaluation de la demande est faite par le Ministère, qui, au besoin, peut recourir à des expertises externes.

Critères généraux

Une demande d’aide au fonctionnement est évaluée d’après :

  • la situation financière du demandeur et la diversification de ses sources de financement;
  • la gestion de ses ressources et la structure de son organisation eu égard à ses activités et au partage des responsabilités;
  • l’interaction de l’organisme avec son milieu et dans son secteur d’intervention.

Critères spécifiques

Les critères d’évaluation spécifiques permettent une modulation en fonction de l’envergure de l’organisme, de la clientèle visée, de la discipline enseignée et du territoire desservi. Ils donnent la possibilité de prioriser les demandes admissibles.

Une demande soumise par un organisme de formation en art est aussi évaluée d’après :

  • la nature et la qualité de la formation qu’il offre, en lien avec les qualifications, les compétences et la carrière des enseignants;
  • la qualité des locaux qu’il occupe et des équipements dont il dispose pour la réalisation de sa mission;
  • son intégration dans la filière de formation établie selon la discipline considérée, s’il s’agit d’une école;
  • les activités de soutien qu’il propose pour le cheminement des élèves dans la filière de formation ou, le cas échéant, de soutien à l’insertion professionnelle de ses finissants et à la formation continue des professionnels en exercice;
  • son importance stratégique en matière d’accessibilité à la formation en art sur le territoire qu’il dessert;
  • sa contribution à la vitalité du territoire en ce qui a trait au développement de partenariats avec le milieu et de participation à la vie de la collectivité;
  • sa contribution à la vitalité de la culture québécoise par l’intégration et la diffusion du patrimoine immatériel et des repères culturels québécois dans ses activités et son enseignement.

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Attribution de l’aide financière

Modalités générales

Pour l’exercice financier 2017-2018, l’aide financière sera accordée exclusivement sur une base annuelle. Si le Ministère juge que l’organisme éprouve des difficultés nécessitant un suivi plus serré, il pourra accorder l’aide pour une période plus courte. C’est le Ministère qui déterminera alors la période, en fonction des circonstances.

L’enveloppe budgétaire consacrée à ce programme, et ainsi le versement de l’aide financière afférente, est tributaire des crédits votés par l’Assemblée nationale. De plus, le calcul de l’aide financière tient compte du volume de demandes jugées admissibles. Pour les organismes demandeurs admissibles au PAFOFA qui sont subventionnés en 2016-2017 dans le cadre du programme Aide au fonctionnement pour les organismes de formation spécialisée (préparatoire ou de loisir) en arts ou par le programme Aide au fonctionnement pour les organismes de formation supérieure en arts, les montants octroyés en 2016-2017 seront reconduits en 2017-2018.

Outre les clauses relatives au versement et à l’utilisation de la subvention, la convention d’aide financière que le bénéficiaire doit signer comporte :

  • l’énoncé des obligations se rapportant à la reddition de comptes;
  • des engagements sur les communications entourant l’objet de la subvention.

La subvention comprend deux versements :

  • le premier, versé au début de l’année financière gouvernementale (après le 1er avril), représente un maximum de 75 % de l’aide;
  • le second, transmis après que le Ministère aura reçu et analysé la reddition de comptes de l’organisme pour l’année précédente, représente un minimum de 25 % de l’aide.

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Mesures de contrôle

Chaque organisme subventionné doit produire une reddition de comptes annuelle conforme aux dispositions de la convention d’aide financière. Cette reddition de comptes prend la forme d’un rapport comprenant obligatoirement :

  • le bilan des activités effectuées;
  • la description des résultats obtenus et leur évaluation au regard des objectifs convenus;
  • un rapport d’utilisation de la subvention permettant de vérifier que les sommes versées ont été affectées aux fins auxquelles elles étaient destinées;
  • toute autre information ou tout document jugé pertinent par le Ministère.

Ce rapport est accompagné des états financiers de l’organisme. Ceux-ci doivent indiquer de façon détaillée la provenance et le montant de chaque subvention reçue d’une source publique (gouvernement provincial, gouvernement fédéral, municipalité, CALQ, SODEC, etc.). Le niveau de certification requis par le Ministère pour les états financiers varie en fonction du montant total des subventions reçues par l’organisme au cours d’une année financière. Ainsi :

  • si le montant total de ces subventions est inférieur à 100 000 $, les états financiers doivent faire l’objet d’une mission de compilation et être adoptés par une résolution du conseil d’administration;
  • si montant total des subventions se situe entre 100 000 $ et 250 000 $, les états financiers doivent faire l’objet d’une mission d’examen et être adoptés par une résolution du conseil d’administration;
  • si le montant total des subventions est supérieur à 250 000 $, les états financiers doivent faire l’objet d’une mission d’audit et être adoptés par une résolution du conseil d’administration.

Le rapport annuel doit aussi faire état de toute modification ou précision relative à l’information fournie par l’organisme dans sa demande d’aide financière pour les années couvertes par la convention d’aide financière, notamment en ce qui concerne son programme d’activités et son budget.

À la fin de chaque année financière, le degré de réalisation des attentes est évalué, et l’organisme subventionné est tenu de présenter, pour l’année suivante, des prévisions budgétaires détaillées adoptées par son conseil d’administration.

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