Volet 2 : Art dramatique, cinéma et audiovisuel, humour, littérature et métiers d’art

Présentation de la demande

La demande d’aide financière est produite en ligne au moyen d’un formulaire accessible dans di@pason et elle est automatiquement acheminée à la direction du Ministère responsable de son traitement. La demande d’aide financière doit être transmise aux dates déterminées chaque année par le Ministère, lesquelles figurent au calendrier des programmes.

Le demandeur doit présenter, dans le formulaire ou dans des documents joints, les renseignements suivants sur l’organisme :

• sa planification financière annuelle ou pluriannuelle, selon le cas, en vue de l’accomplissement de sa mission et de la réalisation de son plan d’action;
• une description de sa structure organisationnelle;
• une description de sa situation dans la filière de formation :
  • les services offerts à l’intention des écoles d’envergure locale et le nombre d’écoles partenaires;
  • le nombre d’élèves suivant un programme externe;
• la liste de ses employés (personnel administratif, enseignant et de soutien) avec le poste qu’ils occupent;
• la liste des enseignants invités, le cas échéant;
• le nombre d’inscriptions pour la dernière année complète, par niveau d’études, par programme ou par session de formation;
• la provenance des élèves et des étudiants inscrits;
• les dates ou périodes d’ouverture et de fermeture officielles de ses activités de formation comme elles sont indiquées dans son site Web ou dans la documentation accessible au public, le cas échéant;
• son rapport annuel d’activités le plus récent;
• ses états financiers les plus récents, dûment adoptés par une résolution du conseil d’administration;
• ses services comptabilisés et exemptions de taxes, le cas échéant;
• s’il y a lieu, toute autre information pertinente (utiliser le formulaire État de situation).

Au cours de l’analyse de sa demande, le demandeur devra fournir au Ministère les renseignements et les documents complémentaires que celui-ci lui réclamera.

Si le demandeur est en relation d’affaires avec une ou des sociétés apparentées (entreprises ou organismes contrôlés directement ou indirectement par les mêmes administrateurs que les siens), il doit :

• en informer le Ministère en identifiant chacune d’elles par son nom légal et son numéro d’entreprise du Québec (NEQ);
• démontrer qu’il est l’unique bénéficiaire de ses surplus, des subventions qui lui sont attribuées et de tout autre apport externe;
• fournir la preuve que ses transactions avec des sociétés apparentées : 
  • sont documentées formellement par un contrat ou par une entente écrite;
  • font l’objet d’une divulgation par l’entremise de notes aux états financiers, conformément aux normes comptables canadiennes pour les organismes sans but lucratif; 
  • sont établies selon des conditions et à des coûts qui sont inférieurs ou au moins comparables à ceux qui auraient cours avec une tierce partie;
• rendre accessibles, à la demande du Ministère, les états financiers de chacune de ces sociétés apparentées.

Pour être évalués, les dossiers doivent être complets, compréhensibles et fondés sur des données exactes. Si ce n’est pas le cas, il appartiendra au demandeur d’en corriger les lacunes dans le délai accordé par le Ministère.

Mesures de contrôle

Chaque organisme subventionné doit produire une reddition de comptes annuelle conforme aux dispositions de la convention d’aide financière. Cette reddition de comptes prend la forme d’un rapport comprenant obligatoirement :

• le bilan des activités effectuées;
• la description des résultats obtenus et leur évaluation au regard des objectifs convenus;
• un rapport d’utilisation de la subvention permettant de vérifier que les sommes versées ont été affectées aux fins auxquelles elles étaient destinées;
• toute autre information ou tout document jugé pertinent par le Ministère.

Ce rapport est accompagné des états financiers de l’organisme. Ceux-ci doivent indiquer de façon détaillée la provenance et le montant de chaque subvention reçue d’une source publique (gouvernement provincial, gouvernement fédéral, municipalité, CALQ, SODEC, etc.). Le niveau de certification requis par le Ministère pour les états financiers varie en fonction du montant total des subventions reçues par l’organisme au cours d’une année financière. Ainsi :

• si le montant total de ces subventions est inférieur à 100 000 $, les états financiers doivent faire l’objet d’une mission de compilation et être adoptés par une résolution du conseil d’administration;
• si montant total des subventions se situe entre 100 000 $ et 250 000 $, les états financiers doivent faire l’objet d’une mission d’examen et être adoptés par une résolution du conseil d’administration;
• si le montant total des subventions est supérieur à 250 000 $, les états financiers doivent faire l’objet d’une mission d’audit et être adoptés par une résolution du conseil d’administration.

Le rapport annuel doit aussi faire état de toute modification ou précision relative à l’information fournie par l’organisme dans sa demande d’aide financière pour les années couvertes par la convention d’aide financière, notamment en ce qui concerne son programme d’activités et son budget.

À la fin de chaque année financière, le degré de réalisation des attentes est évalué, et l’organisme subventionné est tenu de présenter, pour l’année suivante, des prévisions budgétaires détaillées adoptées par son conseil d’administration.