Les artefacts, écofacts et échantillons trouvés sur les propriétés de l'État sont déposés au Laboratoire et à la Réserve d'archéologie du Québec, lorsque les analyses post-terrain sont terminées.
L'archéologue titulaire du permis de recherche archéologique doit d'abord traiter la collection de la façon suivante :
tous les artéfacts, écofacts et échantillons sont séchés, nettoyés ou brossés
des sacs plastiques transparents sont utilisés, afin de voir les objets à l'intérieur et d'en limiter la manipulation
l'utilisation des fioles est limitée et réservée aux très petits objets (ex. : perles)
la provenance archéologique (code Borden, lot, etc.) doit être inscrite sur tous les sacs, les fioles et les boîtes
les sacs et les fioles doivent contenir une étiquette de papier indiquant la provenance archéologique (code Borden, lot, etc.)
les collections sont emballées et identifiées selon les différentes campagnes de fouille
les artefacts catalogués individuellement sont numérotés, ensachés séparément et réunis dans une même boîte identifiée (une mention dans l'inventaire doit indiquer dans quelle boîte ils se trouvent)
les échantillons sont identifiés (code Borden, lot, etc.) et regroupés dans une boîte également identifiée
les objets qui doivent être restaurés ou subir des traitements préventifs permettant leur conservation à long terme sont regroupés dans une boîte identifiée à cet effet et signalés au représentant de la Direction du patrimoine et de la muséologie du Ministère
l'élagage doit être effectué avant le dépôt de la collection (artefacts post-1950 ainsi que tous les autres objets jugés par l'archéologue comme non significatifs). Ces artefacts doivent apparaître dans l'inventaire avec une mention « non conservé »
le contenu des boîtes déposées doit correspondre à l'inventaire (tous les artefacts, écofacts et échantillons doivent être comptabilisés)
un inventaire séparé doit être fourni pour chacun des sites ou intervention différente sur un même site.
Objets exigeant un traitement spécial
Si la nature de certains types d'objets impose une façon de faire différente, l'archéologue doit le justifier par écrit pour que les futurs utilisateurs de la collection bénéficient de cette information.
Conserver des pièces d'une collection
Si l'archéologue désire conserver des pièces archéologiques de la collection, notamment pour les étudier, il doit en fournir la liste complète lors du dépôt. Il doit aussi signaler à la Direction du patrimoine et de la muséologie les raisons et la durée de l'emprunt ainsi que le lieu d'entreposage des pièces. Une convention de prêt sera préparée par la direction, qui la fera signer à l'archéologue lors de sa visite.
Pour déposer la collection, l'archéologue doit prendre rendez-vous au Laboratoire et à la Réserve d'archéologie du Québec et transmettre les informations suivantes :
le nom de la personne qui se rendra sur place pour déposer la collection
la date et l'heure du rendez-vous souhaité
le titre du projet de recherche et le numéro du permis de recherche archéologique associé à chaque collection
la nature de la collection et le nombre de boîtes déposées
le propriétaire privé ou public de chaque collection archéologique
l'inventaire ou du catalogue de chaque collection ou les deux, sur un fichier en format Excel.
Des renseignements supplémentaires pourraient être demandés.
Pour des raisons de sécurité, il n'est pas possible de déposer des boîtes à l'accueil de l'édifice.
Le Ministère peut retourner une collection à l’archéologue si celle-ci ne répond pas aux normes de dépôt énumérées ci-dessus. La collection pourra être déposée lorsque les changements demandés auront été apportés.
