Appel de projets en patrimoine culturel

• Finalité du programme
• Objectif
• Admissibilité
• Présentation de la demande
• Évaluation de la demande
• Attribution de l'aide financière
• Mesures de contrôle

Le Fonds du patrimoine culturel québécois est affecté au soutien financier de mesures favorisant la connaissance, la protection, la mise en valeur et la transmission du patrimoine culturel. Le Volet 5 du Fonds permet notamment le financement des projets soutenus dans ce programme d’Aide aux projets – appel de projets en patrimoine culturel.

Finalité du programme

Le programme Aide aux projets vise à :

• Accroître l'offre d'activités, de services ou de biens pouvant contribuer significativement à l'atteinte des objectifs du Ministère en ce qui a trait à la consolidation ou au développement de la culture et des communications
• Favoriser l'innovation, l'expérimentation et le renouvellement de la création.

L'aide financière accordée par le Ministère doit permettre la réalisation, sur une période déterminée, d'actions circonscrites ne pouvant être automatiquement reconduites. Les différents appels de projets lancés dans le cadre du programme comportent, selon l'objet auquel ils s'appliquent, des dispositions qui leur sont propres.

Objectif

Le présent appel de projets a pour objectif de permettre à des clients-partenaires de réaliser des études, des activités de diffusion, de sensibilisation, d’inventaires et de mise en valeur du patrimoine culturel.

Définitions pour les fins du programme

Les éléments du patrimoine culturel ciblés dans le programme sont définis à l’article 2 de la Loi sur le patrimoine culturel et, dans le cas des personnages, des événements et des lieux historiques, dans le site Internet du Ministère.

Admissibilité

Du demandeur

Conditions générales

Le programme s'adresse aux personnes morales sans but lucratif (organisme, coopérative opérée à des fins non lucratives ou autorité publique) :

• Qui ont leur siège social et leur principal établissement au Québec
• Qui ont respecté, le cas échéant, leurs engagements envers le Ministère lors de l'attribution d'une précédente subvention.

Conditions spécifiques

Cet appel de projets est destiné :

• Aux demandeurs s’intéressant à la connaissance, à la protection, à la mise en valeur ou à la transmission du patrimoine culturel du Québec

Du projet

Conditions spécifiques

Les projets soumis dans le cadre de cet appel doivent concerner un des champs d’intervention suivants :

• Inventaire du patrimoine culturel
• Patrimoine archéologique
• Patrimoine immatériel
• Paysage culturel patrimonial
• Personnages, événements et lieux historiques.

En plus de s’inscrire dans un des champs d’intervention listés ci-dessus, les projets soumis dans le cadre de cet appel doivent :

• Participer à l’enrichissement des connaissances sur le patrimoine culturel
• Contribuer à la gestion ou à la diffusion des connaissances sur le patrimoine culturel
• Favoriser la participation citoyenne au regard de l’identification et de la valorisation du patrimoine culturel
• Inclure au moins une activité de visibilité du projet, destinée au grand public (par exemple, la présentation de la démarche ou des résultats obtenus)
• Se réaliser au Québec, qu’ils soient de portée locale, régionale ou nationale.

Ne sont pas admissibles les projets qui visent :

• L’organisation et la tenue de colloques, de journées d’études, de séminaires, etc.
• La création et la mise à jour d’une base de données ou d’un site Internet

N.B. Les projets soutenus dans un autre programme ou ayant déjà fait l’objet d’une aide financière du Ministère ne sont pas admissibles.

Présentation de la demande

La demande d'aide financière est normalement produite en ligne sur un formulaire accessible dans di@pason et automatiquement acheminée à la direction du Ministère responsable de son traitement. Elle peut aussi, sur demande, être soumise sur un formulaire en version papier, lequel doit être transmis à la direction concernée du Ministère.

La demande d'aide financière doit être transmise aux dates déterminées chaque année par le Ministère. Pour connaître ces dates, consultez le calendrier des programmes.

Le demandeur doit présenter, dans le formulaire ou dans des documents joints, les renseignements permettant d'évaluer sa demande :

• Une description du projet précisant :
  • Ses objectifs
  • Son contenu
  • Sa pertinence et sa cohérence par rapport à la mission du demandeur
  • Les dates de sa réalisation
  • Les résultats attendus et les retombées escomptées.
• L'identification des partenaires associés au projet et la description des contributions qu'ils comptent y apporter
• Une présentation de l'équipe prévue pour la réalisation du projet, mettant en évidence son expérience et ses compétences
• Le budget détaillé du projet

• Dans le cas d'un organisme :
  • Ses états financiers les plus récents
  • La résolution adoptée par ses autorités compétentes sur la demande d’aide financière et sur le mandataire.
• Tout renseignement pertinent permettant d'appuyer la demande.

Au cours de l'analyse du projet, le demandeur devra fournir au Ministère les renseignements et les documents complémentaires que celui-ci lui réclamera, notamment les lettres d'engagement des partenaires qui auront confirmé leur participation.

Pour être soumis à l'évaluation, les dossiers doivent être complets, compréhensibles et fondés sur des données exactes. Sinon, il appartiendra au demandeur d'en corriger les lacunes dans le délai accordé par le Ministère.

Évaluation de la demande

L'évaluation des demandes est faite par le Ministère. Celui-ci peut recourir, au besoin, à des expertises externes.

Critères généraux

Une demande est évaluée d'après :

• Sa concordance avec les objectifs de l'appel de projets
• L'absence de chevauchement ou de concurrence avec des activités existantes ou des projets en cours
• La clarté et la précision des objectifs poursuivis
• L'expérience et la compétence de l'équipe de réalisation
• La capacité du demandeur à réaliser le projet
• Le réalisme des prévisions budgétaires, du montage financier et du calendrier de réalisation
• La diversité des sources de financement et la répartition judicieuse des ressources
• Les effets structurants du projet, son apport au secteur d'intervention et au territoire concerné
• L'impact du projet sur le rayonnement de la culture et des communications.

Critères spécifiques

Les critères d'évaluation s'appliquant proprement à cet appel sont :

• La contribution du projet à la connaissance, à la protection, à la mise en valeur et à la transmission du patrimoine culturel du Québec
• Le caractère d’originalité ou d’innovation du projet
• L’appui du milieu

N.B. Les projets doivent également tenir compte des balises de l'aide financière en patrimoine culturel.

Attribution de l'aide financière

Modalités générales

Outre les clauses relatives au versement et à l'utilisation de l'aide, la convention de résultat que le bénéficiaire doit signer pour recevoir le versement de la subvention comporte :

• L'énoncé des obligations se rapportant à la reddition de comptes
• Des clauses relatives aux cessions des droits d'auteur
• Des engagements ayant trait aux communications entourant l'objet de la subvention.

Seules sont admissibles les dépenses qui sont directement liées à la réalisation du projet.

La contribution que le demandeur compte verser pour la réalisation du projet devant être comptabilisée, elle doit obligatoirement faire partie de la présentation du budget. Cette contribution peut inclure :

• Les biens et services qui seront fournis, accompagnés d'une estimation de leur valeur au marché
• Le nombre d'heures de travail bénévole prévu, le cas échéant.

À moins que l'appel ne prévoie des modalités spécifiques différentes, le programme permet d'accorder une aide financière pouvant représenter, selon la nature du projet, jusqu'à 75 % des dépenses admissibles liées à sa réalisation. Le cumul de la subvention accordée par le Ministère et de l'aide financière obtenue d'autres sources gouvernementales (fédérale, provinciale, régionale – incluant la conférence régionale des élus –, municipale) ne doit toutefois pas dépasser 90 % du coût total du projet.

À moins que l'appel ne prévoie des modalités spécifiques différentes, le Ministère verse à la signature de la convention un montant représentant au moins 50 % de sa subvention. Le reste est payé selon des modalités et des étapes qui dépendent de la nature du projet, de sa durée et des biens livrables attendus. Les subventions importantes peuvent faire l'objet de plusieurs versements répartis selon les phases du projet déterminées dans la convention.

N.B. La subvention maximale que peut octroyer le Ministère est de 50 000 $ pour la réalisation du projet.

Modalités spécifiques

Les dépenses effectuées avant que le projet n'ait été officiellement accepté par le Ministère ne sont pas considérées comme admissibles et doivent être clairement signalées comme telles dans le budget.

La contribution du demandeur à la réalisation de son projet doit équivaloir à au moins 10 % du total des dépenses admissibles, dont au moins 5 % en argent. Seules sont admissibles les dépenses directement liées à la réalisation du projet. Il peut s’agir :

• Des coûts de main-d'œuvre (avantages sociaux compris)
• Des coûts de location d'équipement ou de locaux
• Des coûts d'achat de matériel ou d'équipement
• Des frais d'étude et d'expertise-conseil
• Des frais de promotion
• Des frais de déplacement
• D'autres frais afférents à la réalisation du projet – ceux-ci devront être détaillés
• Des frais d'administration (jusqu'à concurrence de 5 % du total des dépenses admissibles énumérées ci-dessus).

Ne sont pas admissibles les dépenses liées aux :

• prix d’excellence, à la remise de bourses ou à l’organisation d’un gala
• activités régulières d’un organisme (directement associées à son fonctionnement)
• immobilisations ou aux améliorations locatives.

Mesures de contrôle

La reddition de comptes se fait conformément aux dispositions de la convention de résultat :

• Elle est produite suivant la périodicité qui y est établie ou au terme du projet, selon la nature et la durée de celui-ci.
• Elle suit l'une ou l'autre des démarches suivantes :
  
  • Soit le demandeur participe à une ou des rencontres convoquées par le Ministère, rencontres dont le contenu est consigné dans un rapport écrit
  • Soit le demandeur rédige lui-même un rapport final et, le cas échéant, des rapports d'étape.

La reddition de comptes comprend obligatoirement :

• Le bilan des activités réalisées
• La description des résultats du projet et leur évaluation au regard des objectifs poursuivis
• Un rapport d'utilisation de la subvention permettant de vérifier que les sommes versées ont été affectées aux fins auxquelles elles étaient destinées
• Tout renseignement ou tout document requis par le Ministère, suivant la convention de résultat
• Tout autre renseignement ou tout autre document demandé par le Ministère.

Le Ministère se réserve le droit de visiter les lieux où se déroule le projet et de vérifier l’affectation des subventions accordées, et ce, en tout temps.