Acquisition de livres par les acheteurs institutionnels

• Description
• Institutions assujetties à la Loi (acheteurs institutionnels)
• Définitions au sens de la Loi
• Obligations générales au regard de la Loi
• Rapport annuel - Démarches et formulaires
• Pour en savoir plus
• Pour information

Description

Depuis 1981, la Loi sur le développement des entreprises québécoises dans le domaine du livre (L.R.Q., c. D-8.1) oblige les acheteurs institutionnels à acheter tous leurs livres, à l'exception des manuels scolaires, dans au moins trois librairies agréées de leur région administrative. Cette mesure vise à augmenter l'accès d'un point de vue territorial et économique au livre dans toutes les régions du Québec par l'entremise d'un réseau de librairies réparties sur l'ensemble du territoire.

Seules les librairies pour lesquelles un agrément a été délivré par le ministre de la Culture et des Communications à son titulaire sont agréées.

• Liste officielle des librairies agréées

Les commerces dont l'activité principale ou accessoire est la vente de livres, mais pour lesquels un agrément n'a pas été délivré ne sont pas des librairies agréées. Les acheteurs institutionnels ne peuvent effectuer l'achat de leurs livres dans ces établissements.

La procédure et les conditions relatives à l'acquisition de livres sont prévues au Règlement sur l'acquisition de livres par certaines personnes dans les librairies agréées (D-8.1, r. 1).

Les acheteurs institutionnels et les titulaires d'un agrément de librairie agréée sont tenus de s'y conformer.

Institutions assujetties à la Loi

Toutes acquisition de livres pour le compte des institutions suivantes :

• Ministères du gouvernement, ses organismes, mandataires de l'État
• Institutions mentionnées dans l'annexe de la Loi :
  • Réseau municipal : corporations municipales, municipalités régionales de comté, communautés métropolitaines ainsi que les organismes relevant de leur autorité
  • Réseau scolaire : commissions scolaires et tout organisme relevant de leur autorité (incluant les écoles), cégeps, établissements assujettis à la Loi sur l'enseignement privé
  • BP et CRSBP : bibliothèques publiques autonomes, bibliothèques affiliées,  centres régionaux de services aux bibliothèques publiques
  • Réseau de la santé et des services sociaux : établissements visés par la Loi sur les services de santé et les services sociaux ou établissements visés par la Loi sur les services de santé et les services sociaux pour les autochtones cris.

Définitions au sens de la Loi

Au sens de la Loi, les acheteurs institutionnels ont l'obligation d'acheter leurs livres dans les librairies agréées. Cette obligation comprend les livres tels que définis à l'article 1 de la Loi.

Livres

Sont des livres les publications non périodiques imprimées suivantes :

• les publications de 48 pages
  publications non périodiques imprimées comptant au moins 48 pages de textes ou d'illustrations ou les deux, pages de couverture non comprises, assemblées par quelque procédé que ce soit
• les recueils de poésie
  publications non périodiques imprimées qui sont des recueils de poésie comptant au moins 32 pages de textes ou d'illustrations ou les deux, pages de couverture non comprises
• les livres pour enfants
  publications non périodiques imprimées destinées aux enfants, comptant au moins 16 pages de textes ou d'illustrations, ou les deux, ou sous une forme de bande dessinée avec ou sans texte, sous couverture brochée ou cartonnée
• les bandes dessinées pour adultes
  publications non périodiques imprimées présentées sous forme de bande dessinée pour adultes, d'au moins 16 pages, avec textes, sous couverture brochée ou cartonnée
• les livres de musique
  publications non périodiques imprimés traitant uniquement de musique, brochées ou cartonnées, ainsi que les méthodes instrumentales ou les partitions musicales, quel que soit le nombre de pages.

Sont également des livres :

• les publications en série, soit les publications conformes à l'un des paragraphes précédents comprenant plusieurs parties ou des volumes publiés successivement sous un titre commun durant une période indéterminée, mais non nécessairement à intervalles réguliers.

Manuels scolaires

Manuels scolaires visés par la loi du livre :

• Les manuels scolaires destinés aux ordres d'enseignement autres que préscolaire, primaire et secondaire sont des livres au sens de la loi du livre. Ils doivent être achetés en librairies agréées.

Manuels scolaires exemptés par la loi du livre :

Le manuel scolaire décrit ci-dessous est exclu de la définition d'un livre. Il est soustrait de l'application de la Loi et peut être acheté ailleurs que chez un libraire agréé.

• Tout document imprimé, conçu pour atteindre les objectifs des programmes d'études de l'éducation préscolaire, primaire et secondaire, incluant le matériel complémentaire, les cahiers d'exercices ainsi que les dictionnaires usuels utilisés pour ces ordres d'enseignement
• Tous les ouvrages faisant partie du matériel didactique approuvé par le ministère de l'Éducation, du Loisir et du Sport (MELS).

Autres livres exemptés par la loi du livre

D'autres livres peuvent être exemptés de l'application du Règlement sur l'acquisition de livres et être achetés ailleurs que dans les librairies agréées à la condition que cela ne constitue pas une façon de contrevenir à la Loi et à ses règlements :
(voir l'article 25 du Règlement c. D-8.1, r.1)

1. livres d'origine étrangère inscrits au registre spécial du Ministère : 
   • les livres qu'un éditeur ou son distributeur exclusif a choisi de distribuer au Québec uniquement par des circuits étrangers à la librairie semblables à ceux du pays d'origine des livres, après que la ministre ait autorisé l'inscription des ces livres au registre
2. les livres de langue autre que la langue anglaise ou française
3. les livres annoncés en souscription s'ils sont aussi offerts aux particuliers et s'ils ne sont pas disponibles au même prix en librairie
4. les ouvrages comportant des mises à jour (par exemple des recueils de lois)
5. les ouvrages publiés en continuité si ces ouvrages sont aussi offerts aux particuliers
6. les réimpressions et publications d'ouvrages par des maisons d'édition spécialisées qui n'utilisent pas le circuit de la librairie
7. les livres et les rapports de recherche publiés par un organisme privé ou une société savante et qui doivent être acquis directement auprès de l'éditeur
8. les livres anciens et rares dont l'éditeur ou le distributeur, après vérification, a cessé la fourniture aux librairies agréées et dont la réimpression n'est pas annoncée
9. les livres de bibliophilie, c'est-à-dire les ouvrages à tirage limité et numéroté, caractérisés par la qualité de la reliure, du papier, de la typographie et éventuellement des illustrations et dont la vente n'est pas confiée à la librairie
10. les documents officiels d'un gouvernement, d'un mandataire du gouvernement ou d'une organisation internationale
11. les documents audiovisuels, cinématographiques, sonores et autres documents de même nature.

Les livres d'occasion

Les livres d'occasion peuvent être acquis par les acheteurs institutionnels auprès d'un commerçant en semblables matières même si ce dernier n'est pas titulaire d'un agrément ou admissible à l'agrément.

Documents qui ne sont pas des livres

Les livres numériques ne sont pas des livres au sens de la Loi. Ils peuvent être achetés ailleurs que dans les librairies agréées.

Les CD et les DVD ne sont pas des livres au sens de la Loi puisqu'ils ne constituent pas des publications imprimées.

Obligations générales au regard de la Loi

Le Règlement sur l'acquisition de livres par certaines personnes dans les librairies agréées précise les obligations auxquelles les acheteurs institutionnels sont soumis :

Cinq obligations générales :

1. Acheter tous les livres dans les librairies agréées
2. Acheter les livres au prix régulier
3. Acheter tous les livres dans leur région administrative
4. Répartir annuellement les acquisitions entre au moins trois librairies agréées n'appartenant pas à la même personne
5. Produire annuellement un rapport sur l'acquisition de livres.

1. Acheter tous les livres dans les librairies agréées

La liste des librairies agréées située dans votre région (avec leur type d'agrément) peut être consultée dans ce site Web.

Les achats de livres en français sont effectués dans les librairies agréées de langue française (F) et ceux des livres en anglais dans les librairies agréées de langue anglaise (A).

L'acquisition de livres peut s'effectuer par n'importe quel mode d'acquisition, sauf par voie de soumission publique, d'invitation ou d'appel d'offres.

2. Acheter tous les livres au prix régulier

Les livres doivent être achetés au prix régulier. Le seul rabais qui peut être demandé au libraire et accordé par lui est celui prévu à l'article 16 du Règlement, concernant des ventes à rabais par les librairies agréées, c'est-à-dire les rabais d'au moins 40 % par rapport au prix régulier et qui sont offerts également aux particuliers.

Les institutions ne peuvent se soustraire à l'obligation d'acheter au prix régulier par des avantages déguisés, par exemple des dons de livres, des escomptes, etc.

Les achats effectués pour le compte d'une institution assujettie à la Loi par des particuliers ou des organismes non soumis à la Loi, par exemple des bénévoles, des enseignants, des parents, etc., sont des acquisitions indirectement effectuées par l'institution et de ce fait, également assujetties au Règlement.

3. Acheter dans leur région administrative

Il s'agit de la région administrative où est située l'institution. Le découpage des régions administratives a été fixé par décret.

Les institutions n'ont pas à payer les frais de transport, de livraison ou de manutention pour les livres qu'elles acquièrent dans leur région administrative.

Des conditions particulières pour l'acquisition s'appliquent à certaines institutions :

• Organisme central d'acquisition reconnu par le ministère de la Culture et des Communications (voir l'article 7 du Règlement c. D-8.1, r.1)
• CÉGEP et bibliothèque médicale d'un établissement de santé et de services sociaux (voir l'article 8 du Règlement c. D-8.1, r.1)
• Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ)
  (voir l'article 8.1 du Règlement c. D-8.1, r.1)

La Loi comporte certaines autres exceptions (voir les sections II et III du Règlement c. D-8.1, r.1) quant à l'acquisition de livres.

4. Répartir annuellement les acquisitions de tous leurs livres entre au moins trois librairies agréées n'appartenant pas à la même personne

Obligations d'acquisition et de répartition dans des cas particuliers

S'il y a moins de trois librairies agréées en français ou en anglais dans une région, l'institution :

• doit acheter les livres qu'il est possible d'acheter dans les librairies agréées de sa région
• peut compléter ses achats dans les librairies agréées situées dans les régions contiguës ou limitrophes
• doit répartir ses acquisitions entre au moins trois librairies agréées, en fonction de la qualité du service offert.
• Les frais de transport ne sont pas facturés à l'institution pour les acquisitions de livres effectués dans la région administrative où elle est située.
• Les frais de transport ne sont pas facturés à l'institution pour les acquisitions effectuées en dehors de la région administrative où elle est située, s'il s'agit d'un cas, après vérification du Ministère, où un service de qualité adéquate n'est pas offert à l'institution dans sa région.

S'il n'y a aucune librairie agréée de langue anglaise dans la région où est située l'institution :

• elle peut acheter ses livres dans des librairies agréées de langue anglaise situées dans n'importe quelle région du Québec
• Les frais de transport ne sont pas facturés puisque ce service n'est pas offert dans leur région.

La Loi comporte certaines autres exceptions (voir les sections II et III du Règlement c. D-8.1, r.1) quant à la répartition des acquisitions de livres.

5. Produire annuellement un rapport sur l'acquisition de livres

Dans les trois mois suivant la fin de leur exercice financier, les acheteurs institutionnels doivent remplir le formulaire Rapport annuel sur l'acquisition de livres pour les acheteurs institutionnels et le transmettre aux adresses indiquées ci-bas.

Rapport annuel - Démarches et formulaires

Choisir le formulaire qui correspond à votre situation.

Pour les acheteurs institutionnels (incluant les écoles)

• Rapport annuel sur l'acquisition de livres pour les acheteurs institutionnels (incluant les écoles)
  ( format PDF, 377 ko, 6 p.)
  Ce formulaire est électronique, vous pouvez le remplir à l'écran, l'imprimer, le signer et le poster au Ministère.

Pour les commissions scolaires

• Rapport annuel sur l'acquisition de livres pour les commissions scolaires
  ( format PDF, 527 Ko, 8 p.)
  Ce formulaire est électronique, vous pouvez le remplir à l'écran, l'imprimer, le signer et le poster au Ministère.

Envoi du formulaire

• Les institutions autres que scolaires doivent transmettre leur rapport au ministère de la Culture et des Communications à l'adresse suivante :
  
  Ministère de la Culture et des Communications
  Direction du livre, de l'audiovisuel et des contenus numériques
  225, Grande Allée Est, bloc C, 2^e étage
  Québec (Québec)  G1R 5G5
  
  Téléphone : 418 380-2360, poste 7035
  Télécopieur : 418 380-2345
  Courriel : dlacn@mcc.gouv.qc.ca

• Les institutions du réseau scolaire(écoles, commissions scolaires, cégeps et établissements assujettis à la Loi sur l'enseignement privé) doivent transmettre leur rapport aux adresses suivantes :
  • Les organismes relevant de l'autorité des commissions scolaires dont les écoles, doivent faire parvenir leur rapport Rapport annuel sur l'acquisition de livres pour les acheteurs institutionnels (incluant les écoles) directement à leur commission scolaire.
  • Les commissions scolaires doivent transmettre le rapport Rapport annuel sur l'acquisition de livres pour les commissions scolaires au ministère de l'Éducation, du Loisir et du Sport à l'adresse indiquée ci-bas ET transmettre  au ministère de la Culture, des Communications et de la Condition féminine à l'adresse ci-haut indiquée les rapports des écoles.
    
    Ministère de l'Éducation, du Loisir et du Sport
    Direction des ressources didactiques
    600, rue Fullum, 10^e étage
    Montréal (Québec) H2K 4L1
    Courriel : drd@mels.gouv.qc.ca
    Téléphone : 514 873-7681
    Télécopieur : 514 864-1948
    
    
• Les cégeps doivent transmettre leur rapport Rapport annuel sur l'acquisition de livres pour les acheteurs institutionnels à l'adresse suivante :
  
  Ministère de l'Éducation, du Loisir et du Sport
  Direction du soutien aux établissements
  1035, rue De La Chevrotière, 18^e étage
  Québec (Québec) G1R 5A5
  Courriel : diane.garneau@mels.gouv.qc.ca
  Téléphone : 418 646-1534, poste 2591
  Télécopieur : 418 643-7100
• Les établissements visés par la Loi sur l'enseignement privé doivent transmettre leur rapport Rapport annuel sur l'acquisition de livres pour les acheteurs institutionnels à :
  
  Ministère de l'Éducation, du Loisir et du Sport
  Direction des ressources didactiques
  600, rue Fullum, 10^e étage
  Montréal (Québec) H2K 4L1
  Courriel : drd@mels.gouv.qc.ca
  Téléphone : 514 873-7681
  Télécopieur : 514 864-1948

Pour en savoir plus

• Liste des librairies agréées
• Loi sur le développement des entreprises québécoises dans le domaine du livre
  (L.R.Q., c. D-8.1)
• Règlement sur l’acquisition de livres par certaines personnes dans les librairies agréées
  (c. D-8.1, r.1)
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Pour information

Ministère de la Culture et des Communications
Direction du livre, de l'audiovisuel et des contenus numériques
225, Grande Allée Est, bloc C, 2^e étage
Québec (Québec)  G1R 5G5   

Téléphone : 418 380-2351
Télécopieur : 418 380-2345
Courriel : dlacn@mcc.gouv.qc.ca