Le programme Aide au fonctionnement vise à appuyer dans l'accomplissement de leur mission et la réalisation de leur plan d'action les organismes :
Dont les activités s'inscrivent dans l'un des secteurs d'intervention relevant de la responsabilité du Ministère
Dont la mission et le plan d'action contribuent de façon significative et durable à l'atteinte des objectifs du Ministère pour le secteur et le territoire d'intervention visés
Dont la bonne gestion et l'efficience permettent de garantir la qualité des services qu'ils offrent à la population ou à leurs pairs
Qui ont établi des partenariats dans leur secteur ou sur leur territoire d'intervention, et qui bénéficient de l'appui de la collectivité auprès de laquelle ils œuvrent.
L'aide au fonctionnement a pour objectif, dans le cas présent, de permettre aux radios autochtones locales, premier service d'information et de communication, de maintenir la production et la diffusion d'une programmation en langue autochtone ou dans une langue comprise par leur communauté et qui reflète les besoins, de même que les préférences de cette dernière.
Le programme s'adresse aux personnes morales sans but lucratif (organisme, coopérative opérée à des fins non lucratives ou autorité publique) :
Qui ont leur siège social au Québec et qui y réalisent la majorité de leurs activités
Qui offrent à la population ou à leurs membres (selon le cas) les conditions optimales d'accès à leurs activités, à leurs biens et à leurs services
Qui ont respecté, le cas échéant, leurs engagements envers le Ministère lors de l'attribution d'une précédente subvention.
Conditions spécifiques
L'aide est destinée aux radios autochtones locales, premier service local d'information et de communication, ou à leurs mandataires, les conseils de bande et les corporations municipales :
Qui sont en ondes au moment du dépôt de la demande
Dont le budget prévoit des revenus annuels inférieurs à 90 000 $ (contributions du Ministère et des programmes d'aide à l'emploi non comprises)
Qui produisent et s'engagent à produire au moins douze heures par semaine d'émissions consacrées à l'information locale et culturelle
Qui diffusent leur programmation principalement dans la ou les langues de leur communauté.
N. B. – Une seule radio autochtone par localité peut bénéficier du présent programme.
Exclusions
Dans le cas présent, les radios autochtones locales bénéficiant d'un financement accordé dans le cadre d'une entente de développement des communications conclue avec le Ministère ne sont pas admissibles à l'aide au fonctionnement.
La demande d'aide financière est soumise sur un formulaire en version papier, lequel doit être transmis à la direction régionale du Ministère de la région du demandeur.
La demande d'aide financière doit être transmise aux dates déterminées chaque année par le Ministère. Pour connaître ces dates, consultez le calendrier des programmes.
Le demandeur doit présenter, dans le formulaire ou dans des documents joints, les renseignements sur l'organisme permettant d'évaluer sa demande :
Son programme annuel d'activités (grille de programmation et activités de financement)
La planification financière annuelle en vue de la réalisation de son programme d'activités
La liste des membres de son conseil d’administration, leur rôle et leur municipalité de résidence
Le nombre de membres de l'organisme
Le nombre de ses employés et leur catégorie d'emploi (personnel de direction, de gestion, professionnel, technique et de soutien)
Le nombre de bénévoles contribuant à ses activités et le nombre d'heures que ce travail représente (le cas échéant)
Les autres ressources disponibles pour le soutien des activités habituelles (installations, équipements, etc.)
Son rapport d'activités le plus récent
Son rapport financier le plus récent
La résolution adoptée par ses autorités compétentes sur la demande d’aide financière et sur le mandataire
Tout renseignement pertinent permettant d'appuyer sa demande.
Au cours de l'analyse de sa demande, le demandeur devra fournir au Ministère les renseignements et les documents complémentaires que celui-ci lui réclamera.
Si le demandeur est en relation d'affaires avec une ou des sociétés apparentées (entreprise ou organisme contrôlé directement ou indirectement par les mêmes administrateurs que les siens), il doit :
En informer le Ministère en identifiant chacune d'entre elles par son nom légal et son numéro d'entreprise du Québec (NEQ)
Démontrer qu'il est l'unique bénéficiaire de ses surplus ainsi que des subventions qui lui sont attribuées et de tout autre apport externe
Fournir la preuve que ses transactions avec des sociétés apparentées :
Sont documentées formellement par contrat ou par entente écrite
Font l'objet d'une divulgation par voie de notes aux états financiers conformément aux principes comptables généralement reconnus
Sont établies selon des conditions et à des coûts qui sont inférieurs ou au moins comparables à ceux qui auraient cours avec une tierce partie
Rendre accessibles au Ministère, à sa demande, les états financiers de chacune de ces sociétés apparentées.
Pour être soumis à l'évaluation, les dossiers doivent être complets, compréhensibles et fondés sur des données exactes. Sinon, il appartiendra au demandeur d'en corriger les lacunes dans le délai accordé par le Ministère.
L'aide financière est accordée sur une base annuelle. Elle peut dans tous les cas être révisée en fonction des crédits alloués au Ministère par l'Assemblée nationale.
Outre les clauses relatives au versement et à l'utilisation de l'aide, la convention de résultat que le bénéficiaire doit signer pour recevoir le versement de la subvention comporte :
L'énoncé des obligations se rapportant à la reddition de comptes
Des clauses relatives aux cessions des droits d'auteur
Des engagements ayant trait aux communications entourant l'objet de la subvention.
La subvention peut être payée :
En règle générale, en un seul versement
Dans certains cas, en deux versements, dont le premier, en début d'année financière gouvernementale, représente un maximum de 50 % de l'aide.
Paramètres de financement
Le montant maximal de la subvention accordée aux radios autochtones locales admissibles au présent programme est de 10 000 $.
L'aide financière totale accordée par le Ministère à une radio autochtone locale ne peut dépasser 50 % de son budget de fonctionnement annuel courant.
Chaque organisme subventionné doit produire une reddition de comptes annuelle conforme aux dispositions de la convention de résultat. Cette reddition de comptes prend la forme d'un rapport comprenant obligatoirement :
Le bilan des activités réalisées
La description des résultats obtenus au regard des objectifs visés
Un rapport d'utilisation de la subvention permettant de vérifier que les sommes versées ont été affectées aux fins auxquelles elles étaient destinées
Tout autre renseignement ou tout document jugés pertinents par le Ministère.
À la fin de chaque année financière, le degré de réalisation des attentes est évalué et l'organisme subventionné est tenu de présenter, pour l'année suivante, des prévisions budgétaires détaillées, adoptées par son conseil d'administration.
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