Le programme « Aide aux immobilisations » contribue à l'épanouissement de la vie culturelle dans toutes ses dimensions ainsi qu'au développement économique et social de la communauté québécoise. Il a pour finalités :
la sauvegarde et la mise en valeur du patrimoine du Québec
l'amélioration du cadre de vie
le maintien et le développement d'infrastructures culturelles de qualité permettant d'élargir l'accès aux biens, aux activités et aux services liés à la culture et aux communications.
d'offrir un soutien financier aux projets de restauration et de conservation des biens patrimoniaux protégés par la Loi sur le patrimoine culturel ou des biens d'un grand intérêt patrimonial, protégés par une municipalité
de contribuer au maintien et au développement sur l'ensemble du territoire du Québec d'un réseau d'infrastructures culturelles répondant aux normes et aux standards professionnels.
Le programme s'adresse aux individus, aux autorités publiques ou aux organismes, notamment les coopératives :
qui sont propriétaires(1) du bien faisant l'objet de la présente demande – ce bien doit satisfaire aux conditions d'admissibilité définies par le Ministère (voir ci-après)
qui ont respecté, le cas échéant, leurs engagements envers le Ministère lors de l'attribution d'une précédente subvention
qui sont en règle avec les exigences de la Loi sur le patrimoine culturel
qui, s'ils confient la gestion de l'équipement concerné à un tiers utilisateur, ont conclu avec celui-ci une entente écrite dûment approuvée par le Ministère.
(1) La notion de propriétaire s'applique aussi à l'organisme qui se propose de faire l'acquisition d'un bien et d'en devenir propriétaire. Selon le Code civil, l'emphytéote, le superficiaire et le tréfoncier sont aussi des propriétaires. Pour les projets d'immobilisation des organismes et des municipalités, une entente de location à long terme entre le demandeur et le propriétaire concerné, sera acceptable au même titre qu'un droit de propriété dans la mesure où l'entente sera d'une durée minimale de 5 ans pour les projets dont la contribution du Ministère est de moins de 300 000 $, d'une durée d'au moins 15 ans pour une contribution de 300 000 $ à 700 000 $ et de 30 ans pour une contribution de plus de 700 000 $.
Sont admissibles au programme, les infrastructures culturelles définies comme les biens et équipements culturels suivants, dont le secteur d'activité relève du Ministère :
les biens meubles ou immeubles ayant :
soit un statut en vertu de la Loi sur le patrimoine culturel
soit une valeur patrimoniale significative reconnue, faisant l'objet de mesures de protection dans le cadre de la Loi sur l'aménagement et l'urbanisme
les œuvres d'intégration créées depuis 1961 en vertu de la Politique sur l'intégration des arts à l'architecture et à l'environnement des bâtiments et des sites gouvernementaux et publics du gouvernement du Québec
les équipements culturels suivants :
Bibliothèques
les bibliothèques publiques (autonomes ou affiliées)
les centres régionaux de services aux bibliothèques publiques (CRSBP)
le centre national d'auteurs.
Archives
les centres d'archives privées agréés ou admissibles à l'agrément par Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ).
Institutions muséales
les musées, centres d'exposition et lieux d'interprétation reconnus en vertu du mécanisme défini dans la Politique muséale.
Arts visuels, arts médiatiques, arts de la scène et arts littéraires
les centres de formation, de production ou de diffusion voués aux arts visuels, aux arts médiatiques, aux arts de la scène et aux arts littéraires– les uns et les autres doivent recevoir une aide récurrente au fonctionnement de la part du Ministère ou du Conseil des arts et des lettres du Québec (CALQ), ou être admissibles à une telle aide.
Métiers d'art et centres de production de livres adaptés
les centres de formation, de production ou de diffusion voués aux métiers d'art et les centres de production de livres adaptés – les uns et les autres doivent recevoir de façon récurrente une aide du Ministère ou de la Société de développement des entreprises culturelles (SODEC) ou être admissibles à une telle aide.
Médias communautaires, radios autochtones
les médias communautaires ou les radios autochtones qui reçoivent une aide au fonctionnement de la part du Ministère.
Équipements multifonctionnels
les centres multifonctionnels combinant un ou plusieurs équipements culturels parmi ceux décrits précédemment.
Centres culturels autochtones
les centres d'interprétation, de formation, de production ou de diffusion de la culture autochtone pour les communautés autochtones et les villages nordiques situés sur le territoire du Plan Nord.
Pour être admissible, une intervention doit concerner un bien ou un équipement culturel admissible et appartenir à l'une des catégories prévues selon le type d'intervention.
Catégories prévues pour les trois types d'interventions admissibles :
travaux de construction (nouvelle construction, agrandissement, rénovation, restauration, recyclage, mise aux normes, aménagement, maintien des actifs, consolidation de vestiges, etc.)
acquisition et installation d'équipement ou de mobilier spécialisé
restauration de biens patrimoniaux protégés ou reconnus pour leur valeur patrimoniale
achat d'un terrain seul en vue d'y aménager un bien admissible. Seulement les personnes morales sans but lucratif (coopérative ou organisme privé) recevant une aide financière au fonctionnement sont admissibles
achat d'un immeuble en vue d'y aménager un bien admissible – les individus ne peuvent recevoir d'aide pour ce type d'intervention.
La demande d'aide financière est normalement produite en ligne sur un formulaire accessible dans di@pason et automatiquement acheminée à la direction du Ministère responsable de son traitement. Elle peut aussi, sur demande, être soumise sur un formulaire en version papier, lequel doit être transmis à la direction concernée du Ministère.
Une demande d'aide financière peut être déposée à tout moment de l'année.
Le demandeur doit présenter, dans le formulaire ou dans des documents joints, les renseignements permettant d'évaluer son projet en fonction du type d'intervention.
Intervention sur une œuvre d’art public
Renseignements à joindre à la demande
Dans le cas où le projet a pour objet une intervention de restauration ou de délocalisation d'une œuvre d'art public, la demande doit contenir :
une identification de l'œuvre et de l'artiste
une description de la problématique et de l'urgence de l'intervention
un rapport d'expertise concernant l'état de l'œuvre préparé en collaboration avec le Centre de conservation du Québec (CCQ)
la proposition d'intervention incluant l'échéancier et une estimation préliminaire des coûts, préparée en collaboration avec le CCQ. Le cas échéant, cette proposition peut être complétée par l'expertise de tout autre spécialiste requis, par exemple un architecte, un ingénieur, un artisan ou l'artiste lui-même
le consentement de l'artiste, le cas échéant
le plan de financement prévu.
Il est conseillé d'inclure à la demande une copie du contrat signé avec l'artiste et une copie du devis d'entretien de l'œuvre, si disponibles.
Évaluation de la demande
Pour une intervention sur une œuvre d'art, le Ministère évalue la demande d'après :
la pertinence du projet révélée par :
l'intérêt artistique et historique de l'œuvre faisant l'objet du projet
l'urgence d'intervenir pour la protection de l'intégrité de l'œuvre
l'intérêt de cette œuvre pour la population de la région où elle est localisée
la pérennité des travaux prévus comme celle de l'œuvre elle-même
la qualité du projet révélée par :
la qualité du rapport d'état de l'œuvre et de la proposition d'intervention
l'engagement de l'organisme à entretenir l'œuvre subséquemment
le réalisme des estimations de coûts et du calendrier des travaux
l'expérience et la compétence de l'équipe devant réaliser les travaux
les retombées prévisibles du projet révélées par :
la visibilité et la mise en valeur de l'œuvre après l'intervention
l'apport du projet au développement de l'expertise.
Dépenses admissibles
Sont admissibles, dans le cas d'un projet ayant pour objet une intervention sur une œuvre d'intégration, les dépenses concernant :
les honoraires professionnels et frais afférents pour produire, entre autres :
le rapport d'expertise concernant l'état de l'œuvre
la proposition d'intervention (proposition de restauration et, le cas échéant, de délocalisation)
les expertises spécialisées, le cas échéant (ex. : ingénierie)
le cahier d'entretien.
la restauration de l'œuvre
la délocalisation de l'œuvre incluant, entre autres, le démontage, l'entreposage et la réinstallation.
Intervention sur un bien meuble ou acquisition d'équipement spécialisé
Renseignements à joindre à la demande
Dans le cas d'un projet ayant pour seul objet soit une intervention sur un bien meuble, soit l'acquisition d'équipement ou de mobilier spécialisé, la demande doit contenir :
une présentation de la nature du besoin
une description précise du type d'intervention, ou du type d'équipement ou de mobilier requis, selon ce qui s'applique
le budget nécessaire à la réalisation complète du projet
le plan de financement prévu.
Évaluation de la demande
Le Ministère évalue la demande d'après :
La pertinence du projet révélée par :
le bien-fondé des besoins qu'il vise à satisfaire et la disponibilité du service offert (desserte territoriale)
l'urgence de l'intervention projetée pour le maintien des activités, la protection de l'intégrité du bien meuble ou immeuble visé, ou la sécurité publique
la concordance du projet avec les objectifs, les orientations ministérielles et les enjeux liés au territoire ou au secteur concerné
la concordance du projet avec les priorités d'une politique culturelle locale ou régionale
la valeur patrimoniale du bien culturel, le cas échéant.
La qualité du projet révélée par :
la capacité organisationnelle et financière de l'organisme et l'impact du projet sur son fonctionnement
la diversification et la confirmation des sources de financement (partenaires publics, privés, promoteur) et le réalisme des coûts
la clarté et la précision des objectifs poursuivis.
Les retombées prévisibles du projet révélées par :
les effets structurants du projet, son apport au secteur d'intervention et au territoire concernés
son impact en termes de développement durable.
Dépenses admissibles
Sont admissibles, dans le cas d'un projet ayant pour objet soit une intervention sur un bien meuble, soit l'acquisition d'équipement ou de mobilier spécialisé, les dépenses concernant :
l'acquisition d'équipement ou de mobilier spécialisé
l'installation d'équipement ou de mobilier spécialisé
Lorsque le projet intègre une intervention sur un immeuble, la demande doit être élaborée suivant un processus structuré de planification de projet. Elle constitue alors l'avant-projet du demandeur et doit contenir :
la mise en situation de la demande et la description de la problématique qui la sous-tend
une définition de l'objet de la demande et des objectifs du projet
un plan d'affaires faisant état de la fréquentation et de la programmation du bien visé, d'une part établies au moment de la demande et, d'autre part, prévues après la réalisation du projet
le sommaire des besoins immobiliers et mobiliers – des guides (2) peuvent en orienter la planification
les études déjà réalisées, le cas échéant
l'énoncé des solutions immobilières prévues – il n'est pas requis d'en produire les esquisses à cette étape
des précisions quant à la localisation souhaitée et l'énoncé des critères de localisation utilisés, s'il y a lieu
le budget prévu pour la réalisation complète du projet
le montage financier pour le volet immobilisation
le budget de fonctionnement prévu, une fois le projet réalisé.
Tout au long des diverses phases de développement du projet, le demandeur devra fournir les renseignements et les documents complémentaires requis par le Ministère.
Pour un projet de restauration, la demande doit également contenir :
un carnet de santé ou un audit technique attestant de l'état général du bâtiment et de ses différentes composantes et identifiant les travaux à effectuer
une description précise des travaux projetés, notamment le type de matériaux prévus.
Le Ministère procède à l'évaluation de la demande de façon continue tout au long des diverses phases du projet. C'est l'approbation des rapports ou des recommandations produits aux diverses étapes de développement qui permet le passage à l'étape suivante.
À l'étape de l'avant-projet, les demandes sont analysées d'après :
La pertinence du projet révélée par :
la concordance du projet avec :
les objectifs, les orientations ministérielles et les enjeux liés au territoire ou au secteur concerné
les priorités exposées dans les planifications stratégiques mises en œuvre par les instances régionales
les priorités d'une politique culturelle locale ou régionale
le bien-fondé :
des besoins d'acquisition d'équipement ou de mobilier spécialisé
des besoins à l'égard de l'accès à un service touchant la culture ou les communications
l'absence de chevauchement ou de concurrence avec des infrastructures existantes ou des projets en cours tant dans le secteur d'intervention visé par le projet que sur le territoire concerné par sa réalisation
l'urgence de l'intervention projetée pour le maintien des activités, la protection de l'intégrité du bien meuble ou immeuble visé, ou la sécurité publique
la valeur patrimoniale des biens concernés (incluant leur potentiel archéologique) – pour reconnaître cette valeur, le Ministère se réfère, en particulier, aux inventaires existants
l'avis formulé par le CALQ, la SODEC, le Conseil du patrimoine culturel du Québec, le Centre de conservation du Québec (CCQ) ou de BAnQ pour les secteurs d'intervention qui les concernent.
La qualité du projet révélée par :
la capacité organisationnelle et financière de l'organisme et l'impact du projet sur son fonctionnement
la diversification et la confirmation des sources de financement (partenaires publics, privés, promoteur) et le réalisme des coûts
la clarté et la précision des objectifs poursuivis.
Les retombées prévisibles du projet révélées par :
les effets structurants du projet, son apport au secteur d'intervention et au territoire concernés
son impact en termes de développement durable.
Dépenses admissibles
Dans le cas d'un projet ayant pour seul objet une intervention de restauration, les dépenses admissibles sont :
un ensemble de coûts concernant :
la conservation du bien patrimonial en vue d'en assurer la pérennité
la restauration des éléments patrimoniaux du bien, lesquels font l'objet de mesures de protection dans le cadre de la Loi sur le patrimoine culturel ou de la Loi sur l'aménagement et l'urbanisme
les honoraires professionnels liés aux travaux admissibles
l'acquisition et l'installation d'un système de protection et d'extinction des incendies
la fabrication et l'installation d'une plaque d'identification, s'il y a lieu
l'intégration des arts à l'architecture et à l'environnement, le cas échéant
les frais de financement du projet en service de la dette.
Pour toutes autres interventions sur un immeuble, les dépenses admissibles sont :
Un ensemble de coûts concernant :
l'acquisition d'un bâtiment et les droits de mutation
l'aménagement, la construction, l'agrandissement, la consolidation, la rénovation, la restauration ou le recyclage d'un bien meuble ou immeuble
l'acquisition d'équipement ou de mobilier spécialisé
l'installation d'équipement ou de mobilier spécialisé
les frais suivants, requis pour la réalisation d'un projet :
des services professionnels (incluant ceux d'un gestionnaire de projet)
la fabrication et l'installation d'une plaque d'identification
la tenue d'un concours d'architecture
l'intégration des arts à l'architecture et à l'environnement
les frais de financement du projet en service de la dette
l'application d'une loi ou d'une politique gouvernementale touchant la construction.
Les dépenses admissibles comprennent également les coûts d'acquisition d'un terrain. Dans ce cas, le demandeur doit être une personne morale sans but lucratif (coopérative ou organisme privé) recevant soit une aide financière au fonctionnement de la part du Ministère, du CALQ ou de BAnQ, soit une aide récurrente du Ministère ou de la SODEC pour la réalisation de ses activités.
Le prix d'achat d'un immeuble ne peut excéder son évaluation imposable uniformisée ou la valeur déterminée par un évaluateur agréé.
Le total de ces coûts et de ces frais ne doit pas dépasser le maximum par mètre carré spécifié dans le tableau suivant.
Maximums admissibles pour certains types de biens
Pour les musées, lieux d’interprétation, biens patrimoniaux (immeubles) protégés ou d’intérêt patrimonial, le coût maximal admissible/m2 (*) est de 5 000 $.
Pour les salles de spectacle de moins de 650 sièges, le coût maximal admissible/m2 (*) est de 5 000 $.
Pour les salles de spectacle de 650 sièges et plus, le coût maximal admissible/m2 (*) est de 6 500 $.
Pour les bibliothèques, centres d’archives, centres de formation, de production ou de diffusion et autres types de biens, le coût maximal admissible/m2 (*) est de 2 600 $.
(*) Ces coûts peuvent être modulés de façon à tenir compte du facteur d’éloignement applicable à certaines localités.
Lorsque le Ministère juge complet l'avant-projet et qu'il en fait une analyse favorable, il peut y avoir recommandation en vue d'un accord de principe – un avant-projet qui n'a pas fait l'objet d'un tel accord en dépit d'une recommandation en ce sens peut être mis en réserve et soumis à nouveau ultérieurement.
Une fois l'accord de principe obtenu, le demandeur complète la phase de planification de son projet en réalisant toutes les études nécessaires pour en démontrer la faisabilité et en achever la définition. Cet accord demeure valide 24 mois et n'engage aucune des parties à réaliser le projet.
Si le demandeur ne donne pas suite à un projet ayant fait l'objet d'un accord de principe du Ministère, celui-ci est dégagé de toute obligation à son égard. Par contre, si c'est le Ministère qui ne donne pas suite à la demande de subvention, il peut alors accorder une aide représentant 50 % des coûts reliés à la définition du projet et aux études de faisabilité qui étaient engagées au moment de son désistement.
Un projet dont le budget de construction atteint le seuil établi par le Ministère (fixé à 5 000 000 $) est assujetti à l'obligation de tenir un concours d'architecture. Cependant, dans le cas de la restauration d'un bien culturel protégé, d'un projet situé sur le territoire du Plan Nord ou dans des circonstances qu'il juge exceptionnelles, le Ministère peut relever le demandeur de cette obligation. Il peut par ailleurs exiger un tel concours même pour les projets dont le budget est inférieur à ce seuil.
Le règlement et le programme des concours d'architecture doivent être approuvés par le Ministère.
Définition du projet
Au terme de l'étape de définition du projet, si le Ministère juge satisfaisante la définition complète du projet déposé et qu'il en fait une analyse favorable, le projet peut être recommandé en vue de l'annonce d'une participation financière du Ministère.
Les projets dont le budget de réalisation est de 40 000 000 $ et plus sont soumis à la Politique-cadre sur la gouvernance des grands projets d'infrastructure publique.
Ce n'est qu'après l'annonce de la participation financière du Ministère que la phase de réalisation du projet peut être amorcée.
Tout client partenaire qui obtient une subvention dans le cadre du programme d'Aide aux immobilisations, doit obligatoirement procéder par appel d'offres public pour l'adjudication des contrats de travaux de construction, de services professionnels et d'acquisition de 100 000 $ ou plus. Pour les contrats de travaux de construction ainsi que pour l'adjudication de contrats de services professionnels, de services de nature technique et d'approvisionnement (acquisition de biens et d'équipements) de moins de 100 000 $, le client partenaire doit procéder dans le respect des directives internes du Ministère. Les appels d'offres publics doivent obligatoirement être publiés dans le Système électronique d'appels d'offres du gouvernement du Québec (SEAO).
Un appel d'offres public n'est pas requis lorsqu'en raison d'une situation d'urgence, la sécurité des personnes ou des biens est en cause ou lorsqu'un seul contractant est possible en raison d'une garantie, d'un droit de propriété ou d'un droit exclusif, tels un droit d'auteur ou un droit fondé sur une licence exclusive ou un brevet, ou de la valeur artistique, patrimoniale ou muséologique d'un bien ou d'un service requis. L'autorisation préalable de la ministre est toutefois requise.
En cours de réalisation
Au terme de chacune des étapes de la phase de réalisation, le Ministère procède à des validations ou fournit des approbations permettant de passer à l'étape suivante.
Tout projet devra être terminé dans les vingt-quatre mois suivant l'annonce de la subvention à moins d'une situation exceptionnelle pour laquelle un délai supplémentaire a été convenu avec le Ministère.
À la suite de la livraison de l'ouvrage ou du bien, le Ministère procède à l'acceptation du rapport final de vérification des travaux et ajuste sa subvention en conséquence.
Outre les clauses d'utilisation de l'aide, le versement de la subvention est conditionnel à la signature par le client partenaire d'une convention de résultat comportant :
l'énoncé des obligations relatives à la reddition de comptes
des engagements ayant trait aux communications entourant l'objet de la subvention.
Les dépenses qui ont été approuvées par le Ministère dans le cadre d'un accord de principe sont considérées comme admissibles seulement si le projet concerné se réalise.
Toutes autres dépenses effectuées avant la date de la lettre annonçant la participation financière du Ministère au projet ne sont pas admissibles sauf si elles ont été préalablement approuvées par le Ministère.
Calcul de la subvention
La contribution financière accordée ne peut excéder 50 % du montant des dépenses admissibles sauf dans le cas où le demandeur est un organisme sans but lucratif ou une municipalité dont l'indice de richesse foncière est de 75 ou moins, auquel cas, la contribution financière accordée peut atteindre 90 %. Pour les projets des communautés autochtones et des villages nordiques situés sur le territoire du Plan Nord, la contribution financière peut également atteindre 90 %.
Pour les œuvres d'art public, si la recommandation des experts est d'intervenir en faveur de la restauration de l'œuvre, le Ministère peut accorder au propriétaire une aide représentant 50 % du coût des dépenses admissibles effectuées.
Versement de la subvention
Lorsque la contribution du Ministère est de moins de 100 000 $, la subvention est généralement versée en crédits directs. Lorsqu'elle est de 100 000 $ et plus, la subvention est généralement versée en service de dette, mais peut aussi être versée en crédits directs dans certaines circonstances.
Dans le cas d'une subvention en service de dette :
la participation financière du Ministère est amortie sur une période de :
trois à cinq ans pour une contribution de 100 000 $ à 300 000 $;
cinq à dix ans pour une contribution de 300 000 $ à 700 000 $;
dix à vingt ans pour une contribution de 700 000 $ et plus;
trois à dix ans pour une contribution de 100 000 $ et plus dans le Fonds du patrimoine culturel québécois.
le client partenaire doit réaliser le financement temporaire et à long terme du projet;
le capital que le Ministère devra rembourser correspond au montant de la subvention calculé après vérification des dépenses; quant aux intérêts, leur montant figure dans le tableau d'amortissement de l'emprunt à long terme effectué par le client partenaire;
les versements de la quote-part du Ministère débutent au terme de la réalisation des travaux, lors de l'acceptation finale du projet et de la signature par le client partenaire et le Ministère des annexes de l'entente qui établissent respectivement le montant final de la subvention et l'échéancier des versements du Ministère;
le Ministère paye au client partenaire, en plus de sa quote-part aux versements périodiques, celle des frais liés aux refinancements qui sont réalisés conformément à la périodicité convenue à cet égard pour la durée de l'amortissement.
Transfert de la gestion du programme à un partenaire
Le Ministère peut par voie d'entente, en vertu du programme « Aide aux initiatives de partenariat », déléguer en tout ou en partie la gestion de son programme « Aide aux immobilisations », sur autorisation du Conseil du trésor.
L'entente alors conclue entre le Ministère et son partenaire précise les objectifs et les obligations de reddition de comptes auxquels ce dernier devra se conformer en ce qui concerne les rapports à produire sur l'état d'avancement des travaux, les coûts et les dépenses liés aux projets, ainsi que toutes autres conditions pertinentes. Les termes de cette entente doivent respecter les paramètres du programme « Aide aux immobilisations ». Une telle entente devra prévoir l'approbation, par le Ministère, des projets qui auront été retenus aux fins de subvention.
Les demandeurs dont les projets concernent le secteur ou le champ d'intervention d'un partenaire du Ministère qui s'est vu confier la gestion en tout ou en partie du programme « Aide aux immobilisations » doivent déposer leurs demandes auprès du gestionnaire désigné.
La reddition de comptes se fait conformément aux dispositions de la convention de résultat :
elle est produite suivant la périodicité qui y est établie ou au terme du projet, selon la nature et la durée de celui-ci
elle suit l'une ou l'autre des démarches suivantes :
soit le demandeur participe à une ou des rencontres convoquées par le Ministère, rencontres dont le contenu est consigné dans un rapport écrit
soit le demandeur rédige lui-même un rapport final et, le cas échéant, des rapports d'étape
Cette reddition de comptes comprend obligatoirement :
le bilan des activités réalisées
la description des résultats du projet et leur évaluation au regard des objectifs poursuivis
un rapport d'utilisation de la subvention permettant de vérifier que les sommes accordées ont été affectées aux fins desquelles elles étaient destinées
tout renseignement ou tout document requis par le Ministère, suivant ce qui figure dans la convention de résultat
tout autre renseignement ou document demandé par le Ministère.
Le Ministère se réserve le droit de visiter les lieux et de vérifier l'affectation des subventions accordées, et ce, en tout temps.
La norme viendra à échéance le 31 mars 2015
Le bilan du programme sera réalisé pour le 31 mars 2015.
