Le programme Aide au fonctionnement vise à appuyer dans l'accomplissement de leur mission et la réalisation de leur plan d'action les organismes :
Dont les activités s'inscrivent dans l'un des secteurs d'intervention relevant de la responsabilité du Ministère
Dont la mission et le plan d'action contribuent de façon significative et durable à l'atteinte des objectifs du Ministère pour le secteur et le territoire d'intervention visés
Dont la bonne gestion et l'efficience permettent de garantir la qualité des services qu'ils offrent à la population ou à leurs pairs
Qui ont établi des partenariats dans leur secteur ou sur leur territoire d'intervention, et qui bénéficient de l'appui de la collectivité auprès de laquelle ils œuvrent.
L'aide financière doit
contribuer à la réalisation de la mission de l'organisme
permettre de réaliser le plan d'action conforme aux objectifs convenus avec celui-ci.
Le programme s'adresse aux personnes morales sans but lucratif (organisme, coopérative opérée à des fins non lucratives ou autorité publique) :
Qui ont leur siège social au Québec et qui y réalisent la majorité de leurs activités
Qui offrent à la population ou à leurs membres (selon le cas) les conditions optimales d'accès à leurs activités, à leurs biens et à leurs services
Qui ont respecté, le cas échéant, leurs engagements envers le Ministère lors de l'attribution d'une précédente subvention.
Conditions spécifiques
L'aide est destinée aux organismes :
Qui détiennent une charte autonome1 démontrant que leur fonction principale est de publier et de diffuser un journal ou d'exploiter une station de radio ou de télévision
Qui produisent et diffusent, par l'entremise de la presse écrite, de la radio ou de la télévision, de l'information locale et régionale2 reflétant la vie politique, sociale, culturelle et économique de leur collectivité3
Qui démontrent leur ancrage dans la collectivité3 (Voir section Précisions…paragraphe A)
Qui entretiennent une vie associative (Voir section Précisions…paragraphe B)
Qui entretiennent une vie démocratique (Voir section Précisions…paragraphe C)
Qui sont autonomes et libres de déterminer leur mission, leurs approches, leurs pratiques et leurs orientations. (Voir section Précisions…paragraphe D).
Médias écrits
Sont admissibles les organismes :
Qui sont en activité depuis 12 mois précédant la date de clôture de la période d’inscription
Qui ont produit au moins 6 numéros de leur périodique au cours de la dernière année
Qui publient un contenu composé d'un minimum de 40 % d'information locale et régionale2
Qui produisent un contenu rédactionnel original4 occupant un minimum de 20 % de leur périodique
Qui publient un minimum de 40 % de contenu en français, lorsqu'il s'agit d'un périodique publié dans une autre langue que le français, l'anglais ou une langue autochtone.
Radios
Sont admissibles les organismes qui, à la date de clôture de la période d'inscription, soit :
Détiennent une licence de radio communautaire du CRTC, ont déjà mis leur radio en ondes et produisent et diffusent un minimum de 12 heures de programmation originale5par semaine
Détiennent une licence de radio communautaire du CRTC et ont obtenu leur numéro de certification, prévoient6 mettre leur radio en ondes avant le 1er janvier 2012 et être en mesure de produire et de diffuser un minimum de 12 heures de programmation originale5 par semaine
Prévoient6 détenir une licence de radio communautaire du CRTC et leur numéro de certification, mettre leur radio en ondes avant le 1er janvier 2012, ainsi qu’être en mesure de produire et de diffuser un minimum de 12 heures de programmation originale5 par semaine.
Télévisions
Sont admissibles les organismes exploitant une télévision communautaire autonome qui, à la date de clôture de la période d'inscription, soit :
Produisent et diffusent, entre 8 h et 23 h, un minimum de 4 heures de programmation originale5 par semaine, dont une heure d'information locale et régionale2 et ont obtenu du câblodistributeur une confirmation écrite du nombre d'heures de diffusion hebdomadaire ainsi que de leur place à l'horaire pour la période comprise entre septembre 2011 et septembre 2012
Prévoient6 entrer en ondes avant le 1er janvier 2012 et être en mesure de produire et de diffuser, entre 8 h et 23 h, un minimum de 4 heures de programmation originale5 par semaine, dont une heure d'information locale et régionale2 et obtenir du câblodistributeur une confirmation écrite du nombre d'heures de diffusion hebdomadaire ainsi que de leur place à l'horaire pour la période comprise entre leur date d’entrée en ondes et septembre 2012.
Exclusions
Ne sont pas admissibles au soutien au fonctionnement :
Les coopératives de travailleurs
Les organismes dont les médias sont diffusés uniquement sur Internet
Les organismes dont les membres proviennent essentiellement d’un segment spécifique de la population du territoire desservi par le média, notamment :
les radios étudiantes
les organismes qui produisent et diffusent un média dont le contenu est destiné spécifiquement à une catégorie d’individus
les organismes dont le média poursuit d’autres objectifs que ceux du présent programme, par exemple les télévisions dédiées à la formation à distance, les publications dédiées telles que les journaux de fabrique, les journaux municipaux, les journaux thématiques, les bulletins d'organismes, etc.
La demande d'aide financière est normalement produite en ligne sur un formulaire accessible dans di@pason et automatiquement acheminée à la direction du Ministère responsable de son traitement. Elle peut, aussi sur demande7, être soumise sur un formulaire en version papier, lequel doit être transmis à la direction concernée du Ministère.
La demande d'aide financière doit être transmise aux dates déterminées chaque année par le Ministère. Pour connaître ces dates, consultez le calendrier des programmes.
Le demandeur doit présenter, dans le formulaire ou des documents joints, les renseignements sur l’organisme permettant d’évaluer sa demande notamment :
Son état de situation
Son plan d'action annuel ou pluriannuel, selon le cas
Sa planification financière annuelle ou pluriannuelle, selon le cas, en vue de l'accomplissement de sa mission et de la réalisation de son plan d'action
La liste des membres de son conseil d’administration, leur rôle et leur municipalité de résidence
Une description de sa structure organisationnelle
Le nombre de ses employés et leur catégorie d'emploi (personnel de direction, de gestion, professionnel, technique et de soutien)
Le nombre de bénévoles contribuant à ses activités et le nombre d'heures que leur travail représente (le cas échéant)
Son rapport d'activité le plus récent
Ses états financiers les plus récents, dûment adoptés par résolution du conseil d'administration (dans le cas des organismes sans but lucratif)
La résolution adoptée par ses autorités compétentes sur la demande d’aide financière et sur le mandataire
Toute information pertinente permettant d'appuyer sa demande.
En cours d'analyse, le demandeur devra fournir au Ministère les renseignements et les documents complémentaires réclamés.
Si le demandeur est en relation d'affaires avec une ou des sociétés apparentées (entreprise ou organisme contrôlé directement ou indirectement par les mêmes administrateurs que les siens), il doit :
En informer le Ministère en identifiant chacune d'entre elles par son nom légal et son numéro d'entreprise du Québec (NEQ)
Démontrer qu'il est l'unique bénéficiaire de ses surplus ainsi que des subventions qui lui sont attribuées et de tout autre apport externe
Fournir la preuve que ses transactions avec des sociétés apparentées :
Sont documentées formellement par contrat ou par entente écrite
Font l'objet d'une divulgation par voie de notes aux états financiers conformément aux principes comptables généralement reconnus
Sont établies selon des conditions et à des coûts qui sont inférieurs ou au moins comparables à ceux qui auraient cours avec une tierce partie
Rendre accessibles au Ministère, à sa demande, les états financiers de chacune de ses sociétés apparentées.
Pour être soumis à l'évaluation, les dossiers doivent être complets, compréhensibles et fondés sur des données exactes. Sinon, il appartiendra au demandeur d'en corriger les lacunes dans le délai accordé par le Ministère.
De façon générale, l'aide financière est accordée sur une base annuelle; elle peut cependant être accordée sur une base triennale aux organismes qui répondent de façon satisfaisante aux conditions exigées par le Ministère, à savoir :
Démontrer une gestion financière exemplaire
Atteindre les objectifs fixés
Transmettre les informations requises en matière de reddition de comptes.
Cependant, selon les résultats de l'analyse du rapport annuel d'activités et, le cas échéant, ceux de l'évaluation nationale, une aide financière accordée sur une base triennale pourra à son terme être révisée pour être reconduite sur une base annuelle. De plus, un demandeur qui n'aurait pas obtenu la cote de passage lors de deux évaluations nationales successives pourrait se voir retirer l'aide financière du Ministère.
L'aide financière peut dans tous les cas être révisée en fonction des crédits alloués au Ministère par l'Assemblée nationale.
Outre les clauses relatives au versement et à l'utilisation de l'aide, la convention de résultat que le bénéficiaire doit signer pour recevoir le versement de la subvention comporte :
L'énoncé des obligations se rapportant à la reddition de comptes
Des clauses relatives aux cessions des droits d'auteur
Des engagements ayant trait aux communications entourant l'objet de la subvention.
La subvention peut être payée :
Soit en plusieurs versements, dont le premier, en début d'année financière gouvernementale, représente un maximum de 50 % de l'aide
Soit, dans certains cas, en un seul versement.
Modalités spécifiques
Paramètres de financement
Médias écrits
Le montant de la subvention annuelle est établi par le cumul des paramètres suivants :
Les montants attribués pour le tirage et la création sont majorés de 20 %
Toutefois, la subvention maximale pour un média écrit est de 25 000 $.
Radios
Le montant de la subvention annuelle est établi par le cumul des paramètres suivants :
Fonctionnement de base
10 000 $
Programmation originale hebdomadaire
30 premières heures de programmation originale : 30 000 $
de la 31e à la 126e heure de programmation originale (excluant les émissions diffusées entre minuit et 6 heures du matin) : 600 $/h pour le premier bloc de six heures, décroissant de 10 %/h par bloc de six heures
Type de marché :
un coefficient de soutien est attribué en fonction du type de marché auquel appartient une radio, afin de tenir compte de la capacité publicitaire du milieu. Ce coefficient module le montant accordé pour la programmation originale. Le coefficient est déterminé selon les critères apparaissant au tableau suivant : Typologie des marchés de radios communautaires( fichier PDF, 13 Ko, 1 p.)
Studio de mise en ondes exploité dans une localité autre que celle de la station principale
10 000 $ par studio
La subvention maximale accordée pour une radio communautaire est de 60 000 $, excluant la somme accordée pour les studios de mise en ondes.
La subvention accordée pour les radios qui entreront en ondes entre la fermeture du programme et le 31 décembre 2011 sera établie au prorata du nombre de semaines de diffusion jusqu’au 31 mars 2012.
Télévisions
Le montant de la subvention annuelle est établi par le cumul des paramètres suivants :
Fonctionnement de base
10 000 $
Programmation originale hebdomadaire
quatre premières heures de programmation originale : 10 000 $
de la 5e à la 10e heure de programmation originale : 2 500 $/h décroissant de 10 %/h.
La subvention maximale accordée à une télévision communautaire est de 31 714 $.
Pour les télévisions qui débuteront leur mise en ondes après la période d’inscription et avant le 31 décembre de l’exercice financier, la subvention accordée sera établie au prorata du nombre de semaines diffusées jusqu’au 31 mars suivant.
Propriété commune
Pour les organismes qui publient plus d’un périodique, exploitent plus d’une station de radio ou de télévision, ou encore, une combinaison de ces médias et qui détiennent une charte autonome1, le montant de la subvention est établi de la manière suivante :
Fonctionnement de base
Un seul montant, soit le plus élevé parmi ceux accordés pour chaque type de média possédé par l’organisme
Pour chaque média exploité
le montant résultant du total des autres paramètres de financement.
Organismes issus du Soutien à l’éducation populaire autonome (SEPA) et du Secrétariat à l’action communautaire autonome et à l’innovation sociale (SACAIS)
Dix-sept médias provenant des programmes SEPA du ministère de l’Éducation et du Soutien à la défense collective des droits du SACAIS ont été intégrés à l’aide au fonctionnement du ministère de la Culture, des Communications et de la Condition féminine.
Conformément à la politique gouvernementale, L’action communautaire : une contribution à l’exercice de la citoyenneté et au développement social du Québec , le montant de la subvention attribuée à ces organismes sera le plus élevé des deux montants suivants :
Celui de la subvention de fonctionnement reçue en 2006-2007
Celui qui résulte de l’application des paramètres de financement établis pour l'année en cours.
Chaque organisme subventionné doit produire une reddition de comptes annuelle conforme aux dispositions de la convention de résultats. Cette reddition de comptes prend la forme d’un rapport comprenant obligatoirement :
Le bilan des activités réalisées
La description des résultats obtenus et leur évaluation au regard des objectifs visés
Un rapport d’utilisation de la subvention permettant de vérifier si les sommes versées ont été affectées aux fins auxquelles elles étaient destinées
Toute autre information ou tout document jugé pertinents par le Ministère
Ce rapport est accompagné des états financiers de l’organisme. Ceux-ci doivent indiquer de façon détaillée la provenance et le montant de chaque subvention reçue de source publique (provinciale, fédérale, municipale, du Conseil des Arts et les Lettres du Québec (CALQ), de la Société de développement des entreprises culturelles (SODEC), etc.) et satisfaire aux exigences suivantes :
Si le total de ces subventions est inférieur à 50 000 $, les états financiers doivent être préparés par l’organisme et adoptés par résolution de son conseil d’administration
Si le total de ces subventions se situe entre 50 000 $ et 100 000 $, les états financiers doivent au minimum prendre la forme d’une « mission de compilation » et le rapport intitulé « avis au lecteur » doit être préparé par un professionnel comptable et adopté par résolution de son conseil d’administration
Si le total se situe entre 100 000 $ et 200 000 $, les états financiers doivent au minimum prendre la forme d’une « mission d’examen », et le « rapport de mission d’examen » doit être préparé par un expert-comptable et adopté par résolution du conseil d’administration de l’organisme
Si le total est supérieur à 200 000 $, les états financiers doivent prendre la forme d’une « mission d’audit », et le « rapport de l’auditeur indépendant » doit être vérifié par un comptable agréé et adopté par résolution du conseil d’administration de l’organisme.
Ce rapport doit aussi faire état de toute modification ou précision relative à l’information fournie par l’organisme dans sa demande d’aide financière pour les années couvertes par la convention, notamment en de qui concerne son programme s’activités et son budget.
À la fin de chaque année financière, le degré de réalisation des attentes est évalué et l’organisme subventionné est tenu de présenter, pour l’année suivante, des prévisions budgétaires détaillées, adoptées par son conseil d’administration.
Précisions sur les conditions spécifiques d’admissibilité portant sur l’action communautaire
(Source : Cadre de référence en matière d’action communautaire, Secrétariat à l’action communautaire autonome, Québec, juillet 2004)
A. L’ancrage dans la collectivité est démontrée lorsque l’organisme fait preuve d’ouverture sur la collectivité qu’elle dessert, qu’il est actif au sein de celle-ci et cherche à être partie prenante de son développement et de l’amélioration de son tissu social, par exemple :
L’organisme invite les groupes et individus de la collectivité visée par le média à participer à son développement (comités, groupe de travail, colloques, etc.)
La collectivité visée par le média est représentée au conseil d’administration de l’organisme
L’organisme effectue annuellement une ou des activités de recrutement de membres8
L’organisme est en rapport avec d’autres organismes communautaires ou avec d’autres instances du milieu en prenant part à des activités avec eux ou en leur offrant des services (espace rédactionnel, diffusion de communiqués ou temps d’antenne, contribution aux campagnes de levées de fonds, etc.).
B. La vie associative correspond à ce qu’un organisme communautaire met en œuvre pour entretenir une vitalité interne :
L’organisme recherche activement l’engagement des membres à sa gestion (participation à des comités internes, au conseil d’administration, etc.) et à la production (rédaction d’articles, conception et animation d’émissions, etc.), notamment par le bénévolat
Tout en se montrant respectueux de la liberté des membres de déterminer leur niveau d’engagement, l’organisme favorise la participation de ceux-ci par différents outils de communication (articles, bulletin d’information ou temps d’antenne, site Internet, sessions d’information, etc.)
L’organisme met en place des dispositifs de consultation qui permettent à ses membres de faire entendre leurs points de vue sur les différents aspects de son évolution (périodes ouvertes lors des assemblées générales, boîte « commentaires », forum Internet, activités de réflexion, etc.) Ces commentaires sont soumis au processus de prise de décision prévu par l’organisme.
C. La vie démocratique réfère aux pratiques de gestion spécifiques aux organismes communautaires à but non lucratif :
L’organisme tient au moins une assemblée générale par année à laquelle les membres sont convoqués formellement par des moyens permettant de les joindre tous
Lors de l’assemblée générale annuelle :
les administrateurs soumettent aux membres un bilan des activités et de la situation financière ainsi que tous les autres renseignements prévus par son acte constitutif ou ses règlements
les membres approuvent les états financiers du dernier exercice
L’organisme agit conformément à la charte et respecte les règlements, ceux-ci devant être ratifiés par les membres après avoir été adoptés par le conseil d’administration
Le conseil d’administration est élu démocratiquement par les membres de l’organisme
Le conseil d’administration est actif et il se réunit régulièrement entre les assemblées générales annuelles
La gestion de l’organisme est transparente. Tous les membres ont accès aux documents relatifs à la planification annuelle, à l’adoption des orientations et de ses choix et aux bilans financiers
Les membres sont en majorité des personnes et des groupes de la collectivité visée par le média
L’adhésion des membres est libre et les modalités sont simples et transparentes.
D. L’autonomie se traduit par l’absence de contrôle ou d’influence extérieure sur l’organisme :
Tous les membres du conseil d’administration sont membres de l’organisme
La définition de la mission et des orientations de l’organisme résulte de la volonté de ses membres
Les administrateurs prennent leurs décisions au sein d’instances démocratiques
Les politiques relatives aux pratiques de l’organisme sont déterminées par l’organisme lui-même.
1. Charte autonome Un organisme qui publie plus d’un périodique ou qui exploite plus d’une station de radio ou de télévision, ou une combinaison de ces médias peut être soutenu dans le programme pour chacun de ses médias qui :
répond aux conditions spécifiques d’admissibilité relative à son type de média
possède son propre budget et sa propre comptabilité pour les fins de son fonctionnement
détient une structure propre (comité, cellule, etc.) qui démontre son autonomie par rapport aux autres médias de l’organisme quant à son pouvoir de dépenser et de déterminer ses orientations de production selon ses liens avec la collectivité
dispose des équipements nécessaires à sa production et à son fonctionnement.
Sont exclus : les organismes possédant une charte ou des règlements généraux qui prévoient le contrôle d’un ou de plusieurs médias sur le ou les autres médias du groupe ou qui limitent la participation d’une portion de la collectivité visée par l’organisme.
2. Information locale et régionale Cette information comprend : les nouvelles; les informations sur les sujets reflétant la vie politique, sociale, culturelle et économique de la collectivité desservie par le média; les informations sur les services à la collectivité; le temps d'antenne ou l'espace rédactionnel réservé aux organismes du milieu ; la captation des assemblées du Conseil municipal, comptabilisé au maximum à 25 % du temps reconnu pour l’information, soit 15 minutes.
Elle ne comprend pas : les publireportages ou les émissions d'autopromotion; les babillards (programmation alphanumérique); les captations d'événements culturels, sportifs et religieux; les bingos.
3. Collectivité Ensemble des groupes et des individus habitant le territoire visé par le média, c'est-à-dire celui dont il reflète la réalité.
4. Contenu rédactionnel original Contenu rédigé par le personnel et les bénévoles du journal.
5. Programmation originale Émissions produites par la station elle-même, ce qui exclut toute émission réseau. Les émissions qui font l’objet de reprises ne peuvent être comptées qu’une seule fois.
6. Les radios et les télévisions qui prévoient être en mesure de satisfaire aux exigences du programme avant le 1er janvier 2010, doivent faire parvenir une demande à la direction régionale du Ministère, au plus tard à date de fermeture du programme. Toutefois, leur demande ne pourra être considérée que lors du dépôt des documents attestant de leur admissibilité incluant le numéro de licence émis par le CRTC pour les nouvelles radios.
7. Le demandeur peut se procurer ce formulaire en téléphonant à la direction régionale du Ministère de sa région administrative.
8. Membre Aux fins du présent programme, pour être considéré comme membre, un individu doit démontrer qu'il adhère aux objectifs du média communautaire et de l’organisme en posant un geste concret, par exemple : signature ou achat d'une carte, cotisation, don en argent, etc.
9. Le tirage annuel est le nombre total d’exemplaires publiés dans une année.
10. Les municipalités rurales sont identifiées à l’annexe 2 de la Politique nationale de la ruralité (voir pages 65 à 68 du document électronique.)
fichier PDF, 13 Ko, 1 p.)