Aide au fonctionnement pour les médias communautaires

• Finalité du programme
• Objectifs
• Admissibilité
• Présentation de la demande
• Évaluation de la demande
• Attribution de l'aide financière
• Mesures de contrôle
• Précisions sur les conditions spécifiques d'admissibilité

Finalité du programme

Le programme Aide au fonctionnement vise à appuyer dans l'accomplissement de leur mission et la réalisation de leur plan d'action les organismes :

• Dont les activités s'inscrivent dans l'un des secteurs d'intervention relevant de la responsabilité du Ministère
• Dont la mission et le plan d'action contribuent de façon significative et durable à l'atteinte des objectifs du Ministère pour le secteur et le territoire d'intervention visés
• Dont la bonne gestion et l'efficience permettent de garantir la qualité des services qu'ils offrent à la population ou à leurs pairs
• Qui ont établi des partenariats dans leur secteur ou sur leur territoire d'intervention, et qui bénéficient de l'appui de la collectivité auprès de laquelle ils œuvrent.

L'aide financière doit

• contribuer à la réalisation de la mission de l'organisme
• permettre de réaliser le plan d'action conforme aux objectifs convenus avec celui-ci.

Objectifs du programme

L'aide au fonctionnement a pour objectifs, dans le cas présent, de permettre aux médias communautaires :

• Favoriser l'accessibilité et la participation de la population aux médias communautaires
• Améliorer l'offre d'information locale et régionale
• Contribuer au développement local et régional
• Contribuer à la promotion de la langue française, le cas échéant.

Admissibilité

Conditions générales

Le programme s'adresse aux personnes morales sans but lucratif (organisme, coopérative opérée à des fins non lucratives ou autorité publique) :

• Qui ont leur siège social au Québec et qui y réalisent la majorité de leurs activités
• Qui offrent à la population ou à leurs membres (selon le cas) les conditions optimales d'accès à leurs activités, à leurs biens et à leurs services
• Qui ont respecté, le cas échéant, leurs engagements envers le Ministère lors de l'attribution d'une précédente subvention.

Conditions spécifiques

L'aide est destinée aux organismes :

• Qui détiennent une charte autonome¹ démontrant que leur fonction principale est de publier et de diffuser un journal ou d'exploiter une station de radio ou de télévision
• Qui produisent et diffusent, par l'entremise de la presse écrite, de la radio ou de la télévision, de l'information locale et régionale² reflétant la vie politique, sociale, culturelle et économique de leur collectivité³
• Qui démontrent leur ancrage dans la collectivité³ (Voir section Précisions…paragraphe A)
• Qui entretiennent une vie associative (Voir section Précisions…paragraphe B)
• Qui entretiennent une vie démocratique (Voir section Précisions…paragraphe C)
• Qui sont autonomes et libres de déterminer leur mission, leurs approches, leurs pratiques et leurs orientations. (Voir section Précisions…paragraphe D).

Médias écrits

Sont admissibles les organismes :

• Qui sont en activité depuis 12 mois précédant la date de clôture de la période d’inscription
• Qui ont produit au moins 6 numéros de leur périodique au cours de la dernière année
• Qui publient un contenu composé d'un minimum de 40 % d'information locale et régionale²
• Qui produisent un contenu rédactionnel original⁴ occupant un minimum de 20 % de leur périodique
• Qui publient un minimum de 40 % de contenu en français, lorsqu'il s'agit d'un périodique publié dans une autre langue que le français, l'anglais ou une langue autochtone.

Radios

Sont admissibles les organismes qui, à la date de clôture de la période d'inscription, soit :

• Détiennent une licence de radio communautaire du CRTC, ont déjà mis leur radio en ondes et produisent et diffusent un minimum de 12 heures de programmation originale⁵ par semaine
• Détiennent une licence de radio communautaire du CRTC et ont obtenu leur numéro de certification, prévoient⁶ mettre leur radio en ondes avant le 1^er janvier 2012 et être en mesure de produire et de diffuser un minimum de 12 heures de programmation originale⁵ par semaine
• Prévoient⁶ détenir une licence de radio communautaire du CRTC et leur numéro de certification, mettre leur radio en ondes avant le 1^er janvier 2012, ainsi qu’être en mesure de produire et de diffuser un minimum de 12 heures de programmation originale⁵ par semaine.

Télévisions

Sont admissibles les organismes exploitant une télévision communautaire autonome qui, à la date de clôture de la période d'inscription, soit :

• Produisent et diffusent, entre 8 h et 23 h, un minimum de 4 heures de programmation originale⁵ par semaine, dont une heure d'information locale et régionale² et ont obtenu du câblodistributeur une confirmation écrite du nombre d'heures de diffusion hebdomadaire ainsi que de leur place à l'horaire pour la période comprise entre septembre 2011 et septembre 2012
• Prévoient⁶ entrer en ondes avant le 1^er janvier 2012 et être en mesure de produire et de diffuser, entre 8 h et 23 h, un minimum de 4 heures de programmation originale⁵ par semaine, dont une heure d'information locale et régionale² et obtenir du câblodistributeur une confirmation écrite du nombre d'heures de diffusion hebdomadaire ainsi que de leur place à l'horaire pour la période comprise entre leur date d’entrée en ondes et septembre 2012.

Exclusions

Ne sont pas admissibles au soutien au fonctionnement :

• Les coopératives de travailleurs
• Les organismes dont les médias sont diffusés uniquement sur Internet
• Les organismes dont les membres proviennent essentiellement d’un segment spécifique de la population du territoire desservi par le média, notamment :
  • les radios étudiantes
  • les organismes qui produisent et diffusent un média dont le contenu est destiné spécifiquement à une catégorie d’individus
  • les organismes dont le média poursuit d’autres objectifs que ceux du présent programme, par exemple les télévisions dédiées à la formation à distance, les publications dédiées telles que les journaux de fabrique, les journaux municipaux, les journaux thématiques, les bulletins d'organismes, etc.

Présentation de la demande

La demande d'aide financière est normalement produite en ligne sur un formulaire accessible dans di@pason et automatiquement acheminée  à la direction du Ministère responsable de son traitement. Elle peut, aussi sur demande⁷, être soumise sur un formulaire en version papier, lequel doit être transmis à la direction  concernée du Ministère.

La demande d'aide financière doit être transmise aux dates déterminées chaque année par le Ministère. Pour connaître ces dates, consultez le calendrier des programmes.

Le demandeur doit présenter, dans le formulaire ou des documents joints, les renseignements sur l’organisme permettant d’évaluer sa demande notamment :

• Son état de situation
• Son plan d'action annuel ou pluriannuel, selon le cas
• Sa planification financière annuelle ou pluriannuelle, selon le cas, en vue de l'accomplissement de sa mission et de la réalisation de son plan d'action
• La liste des membres de son conseil d’administration, leur rôle et leur municipalité de résidence
• Une description de sa structure organisationnelle
• Le nombre de ses employés et leur catégorie d'emploi (personnel de direction, de gestion, professionnel, technique et de soutien)
• Le nombre de bénévoles contribuant à ses activités et le nombre d'heures que leur travail représente (le cas échéant)
• Son rapport d'activité le plus récent
• Ses états financiers les plus récents, dûment adoptés par résolution du conseil d'administration (dans le cas des organismes sans but lucratif)
• La résolution adoptée par ses autorités compétentes sur la demande d’aide financière et sur le mandataire
• Toute information pertinente permettant d'appuyer sa demande.

En cours d'analyse, le demandeur devra fournir au Ministère les renseignements et les documents complémentaires réclamés.

Si le demandeur est en relation d'affaires avec une ou des sociétés apparentées (entreprise ou organisme contrôlé directement ou indirectement par les mêmes administrateurs que les siens), il doit :

• En informer le Ministère en identifiant chacune d'entre elles par son nom légal et son numéro d'entreprise du Québec (NEQ)
• Démontrer qu'il est l'unique bénéficiaire de ses surplus ainsi que des subventions qui lui sont attribuées et de tout autre apport externe
• Fournir la preuve que ses transactions avec des sociétés apparentées :
  • Sont documentées formellement par contrat ou par entente écrite
  • Font l'objet d'une divulgation par voie de notes aux états financiers conformément aux principes comptables généralement reconnus
  • Sont établies selon des conditions et à des coûts qui sont inférieurs ou au moins comparables à ceux qui auraient cours avec une tierce partie
  • Rendre accessibles au Ministère, à sa demande, les états financiers de chacune de ses sociétés apparentées.

Pour être soumis à l'évaluation, les dossiers doivent être complets, compréhensibles et fondés sur des données exactes. Sinon, il appartiendra au demandeur d'en corriger les lacunes dans le délai accordé par le Ministère.

Évaluation de la demande

L'évaluation de la demande est faite par le Ministère. Celui-ci peut recourir, au besoin, à des expertises externes.

Critères généraux

Une demande d'aide au fonctionnement est évaluée d'après :

Critères spécifiques

Une demande soumise par un média communautaire est aussi évaluée d’après :

Attribution de l'aide financière

Modalités générales

De façon générale, l'aide financière est accordée sur une base annuelle; elle peut cependant être accordée sur une base triennale aux organismes qui répondent de façon satisfaisante aux conditions exigées par le Ministère, à savoir :

• Démontrer une gestion financière exemplaire
• Atteindre les objectifs fixés
• Transmettre les informations requises en matière de reddition de comptes.

Cependant, selon les résultats de l'analyse du rapport annuel d'activités et, le cas échéant, ceux de l'évaluation nationale, une aide financière accordée sur une base triennale pourra à son terme être révisée pour être reconduite sur une base annuelle. De plus, un demandeur qui n'aurait pas obtenu la cote de passage lors de deux évaluations nationales successives pourrait se voir retirer l'aide financière du Ministère.

L'aide financière peut dans tous les cas être révisée en fonction des crédits alloués au Ministère par l'Assemblée nationale.

Outre les clauses relatives au versement et à l'utilisation de l'aide, la convention de résultat que le bénéficiaire doit signer pour recevoir le versement de la subvention comporte :

• L'énoncé des obligations se rapportant à la reddition de comptes
• Des clauses relatives aux cessions des droits d'auteur
• Des engagements ayant trait aux communications entourant l'objet de la subvention.

La subvention peut être payée :

• Soit en plusieurs versements, dont le premier, en début d'année financière gouvernementale, représente un maximum de 50 % de l'aide
• Soit, dans certains cas, en un seul versement.

Modalités spécifiques

Paramètres de financement

Médias écrits

Le montant de la subvention annuelle est établi par le cumul des paramètres suivants :

• Fonctionnement de base
  • 4 000 $
• Tirage annuel de la publication⁹ : 
  • 25 ¢ par exemplaire pour les 6 000 premiers exemplaires
  • 15 ¢ par exemplaire pour les 12 000 exemplaires suivants (6 001 à 18 000)
  • 5 ¢ par exemplaire pour les exemplaires suivants (18 001 et plus).
• Nombre de pages créées :
  • 6 $ par page de format tabloïd
  • 3 $ par page de format magazine
  • 1,50 $ par page de format plus petit
• Médias écrits établis en milieu rural¹⁰
  • Les montants attribués pour le tirage et la création sont majorés de 20 %

Toutefois, la subvention maximale pour un média écrit est de 25 000 $.

Radios

Le montant de la subvention annuelle est établi par le cumul des paramètres suivants :

• Fonctionnement de base
  • 10 000 $
• Programmation originale hebdomadaire
  • 30 premières heures de programmation originale : 30 000 $
  • de la 31^e à la 126^e heure de programmation originale (excluant les émissions diffusées entre minuit et 6 heures du matin) : 600 $/h pour le premier bloc de six heures, décroissant de 10 %/h par bloc de six heures
• Type de marché :
  • un coefficient de soutien est attribué en fonction du type de marché auquel appartient une radio, afin de tenir compte de la capacité publicitaire du milieu. Ce coefficient module le montant accordé pour la programmation originale. Le coefficient est déterminé selon les critères apparaissant au tableau suivant : Typologie des marchés de radios communautaires ( fichier PDF, 13 Ko, 1 p.)

• Studio de mise en ondes exploité dans une localité autre que celle de la station principale
  • 10 000 $ par studio

La subvention maximale accordée pour une radio communautaire est de 60 000 $, excluant la somme accordée pour les studios de mise en ondes.

La subvention accordée pour les radios qui entreront en ondes entre la fermeture du programme et le 31 décembre 2011 sera établie au prorata du nombre de semaines de diffusion jusqu’au 31 mars 2012.

Télévisions

Le montant de la subvention annuelle est établi par le cumul des paramètres suivants :

• Fonctionnement de base
  • 10 000 $
• Programmation originale hebdomadaire
  • quatre premières heures de programmation originale : 10 000 $
  • de la 5^e à la 10^e heure de programmation originale : 2 500 $/h décroissant de 10 %/h.

La subvention maximale accordée à une télévision communautaire est de 31 714 $.

Pour les télévisions qui débuteront leur mise en ondes après la période d’inscription et avant le 31 décembre de l’exercice financier, la subvention accordée sera établie au prorata du nombre de semaines diffusées jusqu’au 31 mars suivant.

Propriété commune

Pour les organismes qui publient plus d’un périodique, exploitent plus d’une station de radio ou de télévision, ou encore, une combinaison de ces médias et qui détiennent une charte autonome¹, le montant de la subvention est établi de la manière suivante :

• Fonctionnement de base 
  • Un seul montant, soit le plus élevé parmi ceux accordés pour chaque type de média possédé par  l’organisme
• Pour chaque média exploité
  • le montant résultant du total des autres paramètres de financement.

Organismes issus du Soutien à l’éducation populaire autonome (SEPA) et du Secrétariat à l’action communautaire autonome et à l’innovation sociale (SACAIS)

Dix-sept médias provenant des programmes SEPA du ministère de l’Éducation et du Soutien à la défense collective des droits  du SACAIS ont été intégrés à l’aide au fonctionnement du ministère de la Culture, des Communications et de la Condition féminine.

Conformément à la politique gouvernementale, L’action communautaire : une contribution à l’exercice de la citoyenneté et au développement social du Québec , le montant de la subvention attribuée à ces organismes sera le plus élevé des deux montants suivants :

• Celui de la subvention de fonctionnement reçue en 2006-2007
• Celui qui résulte de l’application des paramètres de financement établis pour l'année en cours.

Mesures de contrôle

Chaque organisme subventionné doit produire une reddition de comptes annuelle conforme aux dispositions de la convention de résultats. Cette reddition de comptes prend la forme d’un rapport comprenant obligatoirement :

• Le bilan des activités réalisées
• La description des résultats obtenus et leur évaluation au regard des objectifs visés
• Un rapport d’utilisation de la subvention permettant de vérifier si les sommes versées ont été affectées aux fins  auxquelles elles étaient destinées
• Toute autre information ou tout document jugé pertinents par le Ministère

Ce rapport est accompagné des états financiers de l’organisme. Ceux-ci doivent indiquer de façon détaillée la provenance et le montant de chaque subvention reçue de source publique (provinciale, fédérale, municipale, du Conseil des Arts et les Lettres du Québec (CALQ), de la Société de développement des entreprises culturelles (SODEC), etc.) et satisfaire aux exigences suivantes :

Ce rapport doit aussi faire état de toute modification ou précision relative à l’information fournie par l’organisme dans sa demande d’aide financière pour les années couvertes par la convention, notamment en de qui concerne son programme s’activités et son budget.

À la fin de chaque année financière, le degré de réalisation des attentes est évalué et l’organisme subventionné est tenu de présenter, pour l’année suivante, des prévisions budgétaires détaillées, adoptées par son conseil d’administration.

Précisions sur les conditions spécifiques d’admissibilité portant sur l’action communautaire

(Source : Cadre de référence en matière d’action communautaire, Secrétariat à l’action communautaire autonome, Québec, juillet 2004)

A. L’ancrage dans la collectivité est démontrée lorsque l’organisme fait preuve d’ouverture sur la collectivité qu’elle dessert, qu’il est actif au sein de celle-ci et cherche à être partie prenante de son développement et de l’amélioration de son tissu social, par exemple :

• L’organisme invite les groupes et individus de la collectivité visée par le média à participer à son développement (comités, groupe de travail, colloques, etc.)
• La collectivité visée par le média est représentée au conseil d’administration de l’organisme
• L’organisme effectue annuellement une ou des activités de recrutement de membres⁸ 
• L’organisme est en rapport avec d’autres organismes communautaires ou avec d’autres instances du milieu en prenant part à des activités avec eux ou en leur offrant des services (espace rédactionnel, diffusion de communiqués ou temps d’antenne, contribution aux campagnes de levées de fonds, etc.).

B. La vie associative correspond à ce qu’un organisme communautaire met en œuvre pour entretenir une vitalité interne :

• L’organisme recherche activement l’engagement des membres à sa gestion (participation à des comités internes, au conseil d’administration, etc.) et à la production (rédaction d’articles, conception et animation d’émissions, etc.), notamment par le bénévolat
• Tout en se montrant respectueux de la liberté des membres de déterminer leur niveau d’engagement, l’organisme favorise la participation de ceux-ci par différents outils de communication (articles, bulletin d’information ou temps d’antenne, site Internet, sessions d’information, etc.)
• L’organisme met en place des dispositifs de consultation qui permettent à ses membres de faire entendre leurs points de vue sur les différents aspects de son évolution (périodes ouvertes lors des assemblées générales, boîte « commentaires », forum Internet, activités de réflexion, etc.) Ces commentaires sont soumis au processus de prise de décision prévu par l’organisme.

C. La vie démocratique réfère aux pratiques de gestion spécifiques aux organismes communautaires à but non lucratif :

• L’organisme tient au moins une assemblée générale par année à laquelle les membres sont convoqués formellement par des moyens permettant de les joindre tous
• Lors de l’assemblée générale annuelle :
  • les administrateurs soumettent aux membres un bilan des activités et de la situation financière ainsi que tous les autres renseignements prévus par son acte constitutif ou ses règlements
  • les membres approuvent les états financiers du dernier exercice
• L’organisme agit conformément à la charte et respecte les règlements, ceux-ci devant être ratifiés par les membres après avoir été adoptés par le conseil d’administration
• Le conseil d’administration est élu démocratiquement par les membres de l’organisme
• Le conseil d’administration est actif et il se réunit régulièrement entre les assemblées générales annuelles
• La gestion de l’organisme est transparente. Tous les membres ont accès aux documents relatifs à la planification annuelle, à l’adoption des orientations et de ses choix et aux bilans financiers
• Les membres sont en majorité des personnes et des groupes de la collectivité visée par le média
• L’adhésion des membres est libre et les modalités sont simples et transparentes.

D. L’autonomie se traduit par l’absence de contrôle ou d’influence extérieure sur l’organisme : 

• Tous les membres du conseil d’administration sont membres de l’organisme
• La définition de la mission et des orientations de l’organisme résulte de la volonté de ses membres
• Les administrateurs prennent leurs décisions au sein d’instances démocratiques
• Les politiques relatives aux pratiques de l’organisme sont déterminées par l’organisme lui-même.

Notes

1. Charte autonome Un organisme qui publie plus d’un périodique ou qui exploite plus d’une station de radio ou de télévision, ou une combinaison de ces médias peut être soutenu dans le programme pour chacun de ses médias qui :

• répond aux conditions spécifiques d’admissibilité relative à son type de média
• possède son propre budget et sa propre comptabilité pour les fins de son fonctionnement
• détient une structure propre (comité, cellule, etc.) qui démontre son autonomie par rapport aux autres médias de l’organisme quant à son pouvoir de dépenser et de déterminer ses orientations de production selon ses liens avec la collectivité
• dispose des équipements nécessaires à sa production et à son fonctionnement.

Sont exclus : les organismes possédant une charte ou des règlements généraux qui prévoient le contrôle d’un ou de plusieurs médias sur le ou les autres médias du groupe ou qui limitent la participation d’une portion de la collectivité visée par l’organisme.

2. Information locale et régionale Cette information comprend : les nouvelles; les informations sur les sujets reflétant la vie politique, sociale, culturelle et économique de la collectivité desservie par le média; les informations sur les services à la collectivité; le temps d'antenne ou l'espace rédactionnel réservé aux organismes du milieu ; la captation des assemblées du Conseil municipal, comptabilisé au maximum à 25 % du temps reconnu pour l’information, soit 15 minutes.

Elle ne comprend pas : les publireportages ou les émissions d'autopromotion; les babillards (programmation alphanumérique); les captations d'événements culturels, sportifs et religieux; les bingos.

3. Collectivité Ensemble des groupes et des individus habitant le territoire visé par le média, c'est-à-dire celui dont il reflète la réalité.

4. Contenu rédactionnel original Contenu rédigé par le personnel et les bénévoles du journal.

5. Programmation originale Émissions produites par la station elle-même, ce qui exclut toute émission réseau. Les émissions qui font l’objet de reprises ne peuvent être comptées qu’une seule fois.

6. Les radios et les télévisions qui prévoient être en mesure de satisfaire aux exigences du programme avant le 1er janvier 2010, doivent faire parvenir une demande à la direction régionale du Ministère, au plus tard à date de fermeture du programme. Toutefois, leur demande ne pourra être considérée que lors du dépôt des documents attestant de leur admissibilité incluant le numéro de licence émis par le CRTC pour les nouvelles radios.

7. Le demandeur peut se procurer ce formulaire en téléphonant à la direction régionale du Ministère de sa région administrative.

8. Membre Aux fins du présent programme, pour être considéré comme membre, un individu doit démontrer qu'il adhère aux objectifs du média communautaire et de l’organisme en posant un geste concret, par exemple : signature ou achat d'une carte, cotisation, don en argent, etc.

9. Le tirage annuel est le nombre total d’exemplaires publiés dans une année.

10.  Les municipalités rurales sont identifiées à l’annexe 2 de la Politique nationale de la ruralité (voir pages 65 à 68 du document électronique.)