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Muséologie

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Pour les organismes de regroupement

Finalité du programme

Le programme Aide au fonctionnement vise à appuyer les organismes :

  • dont les activités s’inscrivent dans l’un des secteurs d’intervention relevant de la responsabilité du ministère de la Culture et des Communications (ci-après le Ministère);
  • dont la mission et le plan d’action contribuent de façon significative et durable à l’atteinte des objectifs du Ministère pour leur secteur et sur leur territoire d’intervention;
  • dont la bonne gestion et l’efficience permettent de garantir la qualité des services qu’ils offrent à la population;
  • qui ont établi des partenariats dans leur secteur ou sur leur territoire d’intervention, et qui bénéficient de l’appui de la collectivité au sein de laquelle ils œuvrent.

Plus spécifiquement, le Ministère considère que les organismes de regroupement jouent un rôle essentiel non seulement en matière de développement des compétences et de concertation, mais aussi sur le plan de la mise en commun des services et de la création de projets porteurs dont l’ensemble des secteurs bénéficiera. Ce partenariat est d’ailleurs inscrit dans la Politique culturelle du Québec.

Reconnaissant l’importance des organismes de regroupement qui mènent des actions de portée québécoise et qui favorisent une prise en charge collective, le Ministère soutient leur offre de services afin de leur permettre d’atteindre les objectifs mentionnés ci-dessous.

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Objectifs

L’aide au fonctionnement a pour objectif de permettre aux organismes de regroupement des divers secteurs d’intervention de la culture et des communications :

  • d’offrir des services à leurs membres en fonction des rôles qui leur sont reconnus;
  • de soutenir la concertation et le développement de partenariats durables et diversifiés au bénéfice de l’ensemble du secteur ou du territoire qu’ils représentent;
  • d’accroître l’appropriation et l’usage de pratiques numériques dans le but d’inciter leurs membres à effectuer ce virage;
  • d’appuyer la mise en œuvre de pratiques organisationnelles écoresponsables.

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Admissibilité

Conditions générales

Le programme s’adresse aux personnes morales sans but lucratif (organisme ou coopérative) :

  • qui ont leur siège social au Québec et qui y effectuent la majorité de leurs activités;
  • qui offrent à leurs membres et à la population les conditions optimales d’accès à leurs activités, à leurs biens et à leurs services;
  • qui ont respecté, le cas échéant, leurs engagements envers le Ministère à la suite de l’obtention d’une subvention.

Conditions spécifiques

L’aide est destinée aux organismes de regroupement :

  • qui appartiennent à l’une des catégories suivantes :
    • organismes de regroupement de portée nationale;
    • organismes de regroupement de portée régionale;
  • qui favorisent une action concertée de leurs membres et le développement de leur secteur ou territoire d’intervention;
  • dont la mission permet de jouer plusieurs des rôles suivants :
    • conseiller : agir à titre d’expert-conseil auprès des milieux culturels et des communications ou auprès de partenaires et d’instances publiques;
    • communiquer : exercer une veille stratégique et agir comme vecteur d’information auprès des acteurs culturels et des communications de leur territoire ou de leur secteur en plus de contribuer à la promotion du milieu;
    • regrouper : faciliter et soutenir la concertation et le rassemblement des milieux culturels et des communications et favoriser la relation de ces derniers avec les partenaires du secteur ou sur le territoire; 
    • former : assurer le développement des compétences et la formation continue des artistes, des travailleurs culturels et du secteur des communications de leur secteur ou sur leur territoire; 
    • développer : mener et soutenir, en partenariat, des projets de développement structurants en regard des enjeux et priorités nationaux ou régionaux notamment par des services mutualisés;
    • représenter : agir à titre de représentant et de porte-parole des milieux culturels et des communications, notamment dans le contexte de consultations publiques ou ciblées; 
  • dont la représentativité est clairement démontrée au Ministère par le fait que leurs membres constituent un groupe suffisamment important dans leur secteur ou sur leur territoire d’intervention;
  • qui disposent d’une permanence.

Exclusions

Ne sont pas admissibles à l’aide au fonctionnement :

les organismes soutenus par le programme Aide au fonctionnement pour les organismes nationaux de loisir culturel du Ministère;

les syndicats et les associations professionnelles dont la raison d’être est la défense et la promotion des intérêts de leurs membres;

les regroupements d’organismes en communications dont les membres ne sont pas des organismes communautaires;

les organismes dont la mission et les actions visent uniquement le public en général – de tels organismes peuvent cependant être admissibles à l’aide au fonctionnement offerte à divers autres types de demandeurs par le Ministère, le Conseil des arts et des lettres du Québec (CALQ), la Société de développement des entreprises culturelles (SODEC) ou la Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ).

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Présentation de la demande

La demande d’aide financière est produite en ligne au moyen d’un formulaire accessible dans di@pason et elle est automatiquement acheminée à la direction du Ministère responsable de son traitement. L’organisme de regroupement doit également convenir d’une entente de fonctionnement avec le Ministère, dans laquelle les rôles qui lui seront dévolus seront clairement définis. La demande d’aide financière doit être transmise aux dates déterminées chaque année par le Ministère, lesquelles figurent au calendrier des programmes.

Le demandeur doit présenter, dans le formulaire ou dans des documents joints, les renseignements suivants sur l’organisme :

  • l’entente de fonctionnement convenu avec le Ministère;
  • son plan d’action, adopté par le conseil d’administration et comportant notamment des objectifs inscrits dans la stratégie numérique et des objectifs en matière d’écoresponsabilité;
  • sa planification financière annuelle ou pluriannuelle, selon le cas, en vue de l’accomplissement de sa mission et de la réalisation de son plan d’action;
  • la liste des membres de son conseil d’administration, leur rôle et leur municipalité de résidence;
  • une description de sa structure organisationnelle;
  • la liste de ses employés réguliers et le poste qu’ils occupent;
  • le nombre de bénévoles contribuant à ses activités et le nombre d’heures que leur travail représente, le cas échéant;
  • son rapport d’activité le plus récent entériné à l’assemblée générale annuelle;
  • ses états financiers les plus récents, dûment adoptés par une résolution du conseil d’administration;
  • ses services comptabilisés et ses exemptions de taxes, le cas échéant;
  • la résolution adoptée par ses autorités compétentes sur la demande d’aide financière et sur le mandataire;
  • la liste de ses membres et une appréciation de leur représentativité au regard de son secteur ou de son territoire d’intervention;
  • toute autre information pertinente.

Au cours de l’analyse de sa demande, le demandeur devra fournir au Ministère les renseignements et les documents complémentaires que celui-ci lui réclamera.

Si le demandeur est en relation d’affaires avec une ou des sociétés apparentées (entreprise ou organisme contrôlé directement ou indirectement par les mêmes administrateurs que les siens), il doit :

  • en informer le Ministère en identifiant chacune d’elles par son nom légal et son numéro d’entreprise du Québec (NEQ);
  • démontrer qu’il est l’unique bénéficiaire de ses surplus, des subventions qui lui sont attribuées et de tout autre apport externe;
  • fournir la preuve que ses transactions avec des sociétés apparentées :
  • sont documentées formellement par un contrat ou par une entente écrite;
  • font l’objet d’une divulgation par l’entremise de notes aux états financiers conformément aux normes comptables canadiennes pour les organismes sans but lucratif;
  • sont établies selon des conditions et à des coûts qui sont inférieurs ou au moins comparables à ceux qui auraient cours avec une tierce partie;
  • rendre accessibles, à la demande du Ministère, les états financiers de chacune de ces sociétés apparentées.

Pour être évalués, les dossiers doivent être complets, compréhensibles et fondés sur des données exactes. Si ce n’est pas le cas, il appartiendra au demandeur d’en corriger les lacunes dans le délai accordé par le Ministère.

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Évaluation de la demande

L’évaluation de la demande est faite par le Ministère, qui, au besoin, peut recourir à des expertises externes.

Critères généraux

Une demande d’aide au fonctionnement est évaluée d’après :

  • la pertinence et la qualité du plan d’action du demandeur en regard de sa mission;
  • l’équilibre de la situation financière du demandeur et la diversification de ses sources de financement;
  • la gestion de ses ressources et la structure de son organisation eu égard à ses activités et au partage des responsabilités;
  • l’interaction de l’organisme avec son milieu et son secteur d’intervention.

Critères spécifiques

Une demande soumise par un organisme de regroupement est aussi évaluée d'après :

  • la représentativité de ses membres
  • le degré de concertation qu'il assure entre ses membres
  • la qualité des services et des activités qu'il offre à ses membres
  • la diffusion et la promotion de son expertise auprès de ses membres
  • l'importance et la qualité des activités d'expérimentation et d'innovation qu'il réalise.

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Attribution de l'aide financière

Modalités générales

L’aide financière est accordée aux organismes qui remplissent de façon satisfaisante les conditions exigées par le Ministère, à savoir :

  • démontrer une gestion financière exemplaire;
  • atteindre les objectifs fixés dans l’entente de fonctionnement;
  • transmettre les informations requises en matière de reddition de comptes.

Pour l’exercice financier 2017-2018, l’aide financière sera accordée exclusivement sur une base annuelle.

Pour les organismes demandeurs admissibles au PAFOR qui ont été subventionnés en 2016 2017, les montants octroyés en 2016-2017 seront reconduits en 2017-2018.

L’aide financière peut dans tous les cas être révisée en fonction des crédits alloués au Ministère par l’Assemblée nationale.

Outre les clauses relatives au versement et à l’utilisation de la subvention, la convention d’aide financière que le bénéficiaire doit signer comporte :

  • l’énoncé des obligations se rapportant à la reddition de comptes;
  • des clauses relatives à la cession des droits d’auteur;
  • des engagements sur les communications entourant l’objet de la subvention.

La subvention comprend deux versements :

  • le premier, versé au début de l’année financière gouvernementale (après le 1er avril), représente un maximum de 75 % de l’aide;
  • le second, transmis après que le Ministère aura reçu et analysé la reddition de comptes de l’organisme pour l’année précédente, représente un minimum de 25 % de l’aide.

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Mesures de contrôle

Chaque organisme subventionné doit produire une reddition de comptes annuelle conforme aux dispositions de la convention d’aide financière. Cette reddition de comptes prend la forme d’un rapport comprenant obligatoirement :

  • le bilan des activités effectuées;
  • la description des résultats obtenus et leur évaluation au regard des objectifs déterminés dans l’entente de fonctionnement;
  • les résultats d’un sondage de satisfaction des membres effectué tous les trois ans;
  • les résultats d’un sondage de satisfaction effectué auprès des participants aux activités de formation et de coaching;
  • un rapport d’utilisation de la subvention permettant de vérifier que les sommes versées ont été affectées aux fins auxquelles elles étaient destinées;
  • toute autre information ou tout document jugé pertinent par le Ministère.

Ce rapport devra être accompagné des états financiers de l’organisme. Ceux-ci indiqueront de façon détaillée la provenance et le montant de chaque subvention reçue d’une source publique (gouvernement provincial, gouvernement fédéral, municipalité, CALQ, SODEC, etc.).

Le niveau de certification requis par le Ministère pour les états financiers varie en fonction du montant total des subventions reçues par l’organisme au cours d’une année financière. Ainsi :

  • si le montant total de ces subventions est inférieur à 100 000 $, les états financiers doivent faire l’objet d’une mission de compilation et être adoptés par une résolution du conseil d’administration;
  • si le montant total des subventions se situe entre 100 000 $ et 250 000 $, les états financiers doivent faire l’objet d’une mission d’examen et être adoptés par une résolution du conseil d’administration;
  • si le montant total des subventions est supérieur à 250 000 $, les états financiers doivent faire l’objet d’une mission d’audit et être adoptés par une résolution du conseil d’administration.

Le rapport annuel doit aussi faire état de toute modification ou précision relative à l’information fournie par l’organisme dans sa demande d’aide financière pour les années couvertes par la convention, notamment en ce qui concerne son programme d’activités et son budget.

À la fin de chaque année financière, le degré de réalisation des attentes est évalué et l’organisme subventionné est tenu de présenter, pour l’année suivante, des prévisions budgétaires détaillées, adoptées par son conseil d’administration.

 

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