Aide aux projets - Accueil

Finalités

La culture est reconnue comme une composante essentielle du développement de la société québécoise.

Le Ministère de la Culture et des Communications (MCC) a comme mission de contribuer à l'affirmation de l'identité et à la vitalité culturelle québécoises, de favoriser l'accès et la participation des citoyennes et des citoyens à la vie culturelle et susciter le développement du secteur des communications. Le Ministère considère les milieux de la culture et des communications comme des partenaires clés pour réaliser sa mission.

Les acteurs des milieux de la culture et des communications ont besoin d'un soutien, par l'entremise d'un programme souple, pour réaliser des activités en lien avec :

• le renouvellement et le développement de leur offre de services ou le développement de la demande pour leurs produits, leurs activités et leurs services au Québec
• le développement de marché et le rayonnement culturel du Québec sur la scène internationale
• l'appui aux organismes en situation précaire¹ ou dans une phase de développement cruciale et structurante pour leur avenir².

Le programme Aide aux projets permet de soutenir des projets qui rejoignent la mission du Ministère. Ce programme vise à :

• recevoir des projets mis sur pied par les demandeurs en fonction de leurs objectifs, mais qui s'inscrivent dans les orientations du Ministère
• appeler des projets correspondant aux orientations du Ministère. À cet effet, le Ministère établit une approche commune à tous les appels de projets.

Le programme Aide aux projets comprend deux volets, soit :

1. le volet Accueil de projets³;
2. le volet Appel de projets.

L'aide financière accordée par le Ministère doit permettre la réalisation sur une période déterminée d'actions circonscrites ne pouvant être automatiquement reconduite.

À long terme, les projets soutenus contribueront au dynamisme, à la vitalité et au rayonnement de la culture québécoise ainsi qu'à la santé organisationnelle, administrative et financière des organismes culturels et de communication afin qu'ils puissent continuer à s'investir dans la communauté qu'ils desservent.

Objectifs

Le volet Accueil de projets a comme objectif général de contribuer à la vitalité et au dynamisme des milieux de la culture et des communications, en soutenant financièrement des projets spécifiques et généralement ponctuels, issus des acteurs qui contribuent aux orientations et priorités du Ministère. Ces orientations sont décrites dans les balises de l'aide financière.

Plus spécifiquement, il vise à soutenir :

• le renouvellement et le développement de l'offre et de la demande de produits, d'activités et de services culturels ou de communication dans ses différents secteurs d'intervention
• le développement du marché hors Québec ainsi que le rayonnement sur la scène internationale de l'expertise québécoise dans les domaines de la culture et des communications
• l'appui aux organismes culturels et de communications qui sont dans une situation précaire ou dans une phase de développement cruciale et structurante pour leur avenir.

Admissibilité

Du demandeur

Le demandeur doit avoir respecté leurs engagements envers le Ministère lors de l'attribution, le cas échéant, de la précédente subvention terminée, tous programmes confondus.

Le programme s'adresse :

• aux personnes morales sans but lucratif (organisme, coopérative opérée à des fins non lucratives ou autorité publique) souhaitant contribuer au développement de la culture et des communications :
  • qui ont leur siège social et leur principal établissement au Québec
  • qui s’inscrivent dans l’un des secteurs d’intervention du Ministère.
• aux demandeurs suivants qui s'inscrivent dans le secteur d’intervention à l’action internationale :
  • artiste⁴ ou personne morale sans but lucratif répondant aux conditions générales d’admissibilité du Conseil des arts et des lettres du Québec (CALQ) et dont la pratique professionnelle est reconnue par cet organisme
  • les entreprises qui répondent aux conditions générales d'admissibilité du programme d’aide à l’exportation et au rayonnement culturel (SODEXPORT) de la Société de développement des entreprises culturelles (SODEC).

Du projet

Pour être accueilli, un projet doit :

• correspondre aux orientations et aux priorités du Ministère tant dans le secteur d'intervention où il s'inscrit que sur le territoire concerné par sa réalisation (local, régional, interrégional, national ou international). Ces orientations et priorités sont décrites dans les balises de l'aide financière, qui s’appuient sur les politiques, les cadres de référence et les documents d’orientation régionaux du Ministère ainsi que sa planification stratégique.

Exclusions

À l'international, ne sont pas recevables les projets :

• portant sur le fonctionnement courant d'un organisme, c'est-à-dire les projets qui relèvent d'activités tenues pour normales et régulières
• financés dans le cadre d'un autre programme d'aide du Ministère
• de nature récurrente5
• d'achat d'entreprise
• liés au déplacement pour des activités ou séjours réalisés pour :
  • du réseautage
  • des tournées de spectacles
  • de la recherche et de la création artistique
  • du perfectionnement ou du développement de carrière
• liés à l'invitation de programmateurs hors Québec à un événement québécois6.

Dans les autres secteurs d'intervention ne sont pas recevables les projets :

• portant sur le fonctionnement courant d'un organisme, c'est-à-dire les projets qui relèvent d'activités tenues pour normales et régulières
• financés dans le cadre d'un autre programme d'aide du Ministère
• admissibles à l'un des programmes d'aide du CALQ, de la SODEC ou de la Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ)
• financés dans le cadre d'un autre programme d'aide du Ministère
• de nature récurrente⁵
• d'achat d'entreprise.

Présentation de la demande

La demande d'aide financière est normalement produite en ligne sur un formulaire accessible dans di@pason et automatiquement acheminée à la direction du Ministère responsable de son traitement. Elle peut aussi, sur demande, être soumise sur un formulaire papier lequel doit être transmis à la direction concernée du Ministère.

Une demande d'aide financière peut être déposée à tout moment de l'année.

Le demandeur doit présenter, dans le formulaire ou dans des documents joints, les renseignements permettant d'évaluer sa demande :

• le contexte et la justification du projet
• une description du projet
• les objectifs du projet
• les retombées escomptées
• les dates de sa réalisation
• les phases du projet précisant les principales étapes/activités de réalisation et le calendrier de réalisation
• l'identification des partenaires associés au projet et la description des contributions qu'ils comptent y apporter
• une présentation de l'équipe prévue pour la réalisation du projet mettant en évidence son expérience et ses compétences
• le budget équilibré et détaillé du projet

• Dans le cas d'un organisme :
  • ses états financiers les plus récents
  • la résolution adoptée par ses autorités compétentes sur la demande d'aide financière et sur le mandataire

• tout autre renseignement pertinent permettant d'appuyer la demande.

Au cours de l'analyse du projet,  le demandeur devra fournir les renseignements et les documents complémentaires que le Ministère lui réclamera, notamment les lettres d'engagement des partenaires qui auront confirmé leur participation.

Pour être soumis à l'évaluation, les dossiers doivent être complets et fondés sur des données exactes. Sinon, il appartiendra au demandeur d'en corriger les lacunes dans le délai accordé par le Ministère.

Pour tous les projets, l’analyse est effectuée sur une base continue. Toutefois, seuls les projets qui franchissent avec succès les étapes d’analyse de l’admissibilité du demandeur et du projet ainsi que de d’analyse de la pertinence, de la qualité et des retombées pourraient se voir attribuer une aide financière.

Évaluation de la demande

L'évaluation des demandes est faite par le Ministère. Celui-ci peut avoir recours, au besoin, à des expertises externes.

Une demande est évaluée d'après :

• la pertinence du projet, révélée par :
  • l'arrimage du projet aux objectifs, aux orientations ministérielles et aux enjeux liés au territoire concerné ou au secteur concerné ou aux deux
  • l'absence de chevauchement ou de concurrence avec des activités existantes ou des projets en cours.
• la qualité du projet, révélée par :
  • la clarté et la précision des objectifs poursuivis
  • l'expérience et la compétence de l'équipe de réalisation
  • la capacité du demandeur à réaliser le projet
  • le réalisme des prévisions budgétaires, du montage financier et du calendrier de réalisation
  • la diversité des sources de financement et la répartition judicieuse des ressources.
• les retombées prévisibles du projet, révélées par :
  • les effets structurants, l'apport au secteur d'intervention et au territoire concerné
  • l'impact sur le rayonnement de la culture et des communications.

Attribution de l'aide financière

Outre les clauses relatives au versement et à l'utilisation de l'aide financière, la convention de résultat que le bénéficiaire doit signer pour recevoir la subvention comporte :

• l'énoncé des obligations se rapportant à la reddition de comptes
• des engagements ayant trait aux communications entourant l'objet de la subvention.

Le programme permet d'accorder une aide financière pouvant représenter jusqu'à 75 % des dépenses admissibles liées à la réalisation du projet.

En règle générale, le Ministère verse, à la signature de la convention, un montant représentant au moins 50 % de sa subvention. Le reste est payé selon des modalités et des étapes déterminées par la nature du projet, sa durée et les biens livrables attendus. Les subventions importantes peuvent faire l'objet de plusieurs versements répartis selon les phases du projet déterminées dans la convention.

L'aide financière peut dans tous les cas être révisée en fonction des crédits alloués au Ministère par l'Assemblée nationale.

La contribution du demandeur à la réalisation de son projet doit équivaloir à au moins 10 % du total des revenus associés au projet, dont au moins 5 % en argent.

La contribution que le demandeur compte verser pour la réalisation du projet devant être comptabilisée, elle doit faire partie de la présentation du budget. Cette contribution peut inclure :

• les biens et services qui seront fournis, accompagnés d'une estimation de leur valeur au marché
• le nombre d'heures de travail bénévole prévu, le cas échéant.

Seules sont admissibles les dépenses directement liées à la réalisation du projet. Il peut s'agir :

• des coûts de main-d'œuvre (avantages sociaux compris)
• des coûts de location d'équipement ou de locaux
• des coûts d'achat de matériel ou d'équipement
• des frais d'étude et d'expertise-conseil
• des frais de sous-traitance
• des frais de promotion
• des frais de déplacement
• d'autres frais afférents à la réalisation du projet, qui doivent être détaillés
• des frais d'administration, jusqu'à concurrence de 5 % du total des dépenses admissibles énumérées ci-dessus
• des frais de contingences, jusqu'à concurrence de 10 % du total des dépenses admissibles énumérées ci-dessus.

Exclusion

Les dépenses effectuées avant que la subvention n'ait été officiellement annoncée par lettre du Ministère ne sont pas considérées comme admissibles et doivent être clairement signalées comme telles dans le budget.

Mesures de contrôle

La reddition de comptes se fait conformément aux dispositions de la convention de résultat :

• elle est produite suivant la périodicité qui y est établie ou au terme du projet, selon la nature et la durée de celui-ci
• elle fait l’objet d’un rapport final écrit et, le cas échéant, de rapports d'étape, que le demandeur rédige lui-même.

Cette reddition de comptes comprend obligatoirement :

• le bilan des activités réalisées
• la description des résultats du projet et leur évaluation selon les objectifs poursuivis
• un rapport d'utilisation de la subvention permettant de vérifier que les sommes versées ont été affectées aux fins auxquelles elles étaient destinées
• tout renseignement ou tout document requis par le Ministère, suivant ce qui figure dans la convention de résultat
• tout autre renseignement ou tout autre document demandé par le Ministère.

Le Ministère se réserve le droit de visiter les lieux où se déroule le projet et de vérifier l'affectation des subventions accordées, et ce, en tout temps.