Finalité du programme

Le programme Aide au fonctionnement vise à appuyer dans l'accomplissement de leur mission et la réalisation de leur plan d'action les organismes :

• Dont les activités s'inscrivent dans l'un des secteurs d'intervention relevant de la responsabilité du Ministère
• Dont la mission et le plan d'action contribuent de façon significative et durable à l'atteinte des objectifs du Ministère pour le secteur et le territoire d'intervention visés
• Dont la bonne gestion et l'efficience permettent de garantir la qualité des services qu'ils offrent à la population ou à leurs pairs
• Qui ont établi des partenariats dans leur secteur ou sur leur territoire d'intervention, et qui bénéficient de l'appui de la collectivité auprès de laquelle ils œuvrent.

L'aide financière offerte comporte :

• Une aide de base pour la mission de l'organisme, pouvant représenter entre 60 % et 80 % de la subvention du Ministère
• Une aide complémentaire pour le plan d'action de l'organisme, attribuée en fonction d'objectifs négociés avec celui-ci.

Admissibilité

Conditions générales

Le programme s'adresse aux personnes morales sans but lucratif (organisme, coopérative opérée à des fins non lucratives ou autorité publique) :

• Qui ont leur siège social au Québec et qui y réalisent la majorité de leurs activités
• Qui offrent à la population ou à leurs membres (selon le cas) les conditions optimales d'accès à leurs activités, à leurs biens et à leurs services
• Qui ont respecté, le cas échéant, leurs engagements envers le Ministère lors de l'attribution d'une précédente subvention.

Présentation de la demande

La demande d'aide financière est normalement produite en ligne sur un formulaire accessible dans di@pason et automatiquement acheminée à la direction du Ministère responsable de son traitement. Elle peut aussi, sur demande, être soumise sur un formulaire en version papier, lequel doit être transmis à la direction concernée du Ministère.

La demande d'aide financière doit être transmise aux dates déterminées chaque année par le Ministère. Pour connaître ces dates, consultez le calendrier des programmes.

Le demandeur doit présenter, dans le formulaire ou dans des documents joints, les renseignements sur l'organisme permettant d'évaluer sa demande :

• Son état de situation
• Son plan d'action annuel ou pluriannuel, selon le cas
• Sa planification financière annuelle ou pluriannuelle, selon le cas, en vue de l'accomplissement de sa mission et de la réalisation de son plan d'action
• La liste des membres de son conseil d'administration, leur rôle et leur municipalité de résidence
• Une description de sa structure organisationnelle
• Le nombre de ses employés et leur catégorie d'emploi (personnel de direction, de gestion, professionnel, technique et de soutien)
• Le nombre de bénévoles contribuant à ses activités et le nombre d'heures que leur travail représente (le cas échéant)
• Son rapport d'activité le plus récent
• Ses états financiers les plus récents, dûment adoptés par résolution du conseil d'administration (dans le cas des organismes sans but lucratif)
• La résolution adoptée par ses autorités compétentes sur la demande d’aide financière et sur le mandataire
• Toute information pertinente permettant d'appuyer sa demande.

Au cours de l'analyse de sa demande, le demandeur devra fournir au Ministère les renseignements et les documents complémentaires que celui-ci lui réclamera.

Si le demandeur est en relation d'affaires avec une ou des sociétés apparentées (entreprise ou organisme contrôlé directement ou indirectement par les mêmes administrateurs que les siens), il doit :

• En informer le Ministère en identifiant chacune d'entre elles par son nom légal et son numéro d'entreprise du Québec (NEQ)
• Démontrer qu'il est l'unique bénéficiaire de ses surplus ainsi que des subventions qui lui sont attribuées et de tout autre apport externe
• Fournir la preuve que ses transactions avec des sociétés apparentées :
  • Sont documentées formellement par contrat ou par entente écrite
  • Font l'objet d'une divulgation par voie de notes aux états financiers conformément aux principes comptables généralement reconnus
  • Sont établies selon des conditions et à des coûts qui sont inférieurs ou au moins comparables à ceux qui auraient cours avec une tierce partie
• Rendre accessibles au Ministère, à sa demande, les états financiers de chacune de ces sociétés apparentées.

Pour être soumis à l'évaluation, les dossiers doivent être complets, compréhensibles et fondés sur des données exactes. Sinon, il appartiendra au demandeur d'en corriger les lacunes dans le délai accordé par le Ministère.

Évaluation de la demande

L'évaluation de la demande est faite par le Ministère. Celui-ci peut recourir, au besoin, à des expertises externes.

Critères généraux

Une demande d'aide au fonctionnement est évaluée d'après :

• La pertinence et la qualité du plan d'action du demandeur en lien avec sa mission
• L'équilibre de la situation financière du demandeur et la diversification de ses sources de financement
• La gestion optimale de ses ressources et l'adéquation de sa structure organisationnelle
• L'interaction de l'organisme dans son milieu et son secteur d’intervention.

Attribution de l'aide financière

Modalités générales

De façon générale, l'aide financière est accordée sur une base annuelle; elle peut cependant être accordée sur une base triennale aux organismes qui répondent de façon satisfaisante aux conditions exigées par le Ministère, à savoir :

• Démontrer une gestion financière exemplaire
• Atteindre les objectifs fixés
• Transmettre les informations requises en matière de reddition de comptes.

Cependant, selon les résultats de l'analyse du rapport annuel d'activités et, le cas échéant, ceux de l'évaluation nationale, une aide financière accordée sur une base triennale pourra à son terme être révisée pour être reconduite sur une base annuelle. De plus, un demandeur qui n'aurait pas obtenu la cote de passage lors de deux évaluations nationales successives pourrait se voir retirer l'aide financière du Ministère.

L'aide financière peut dans tous les cas être révisée en fonction des crédits alloués au Ministère par l'Assemblée nationale.

Outre les clauses relatives au versement et à l'utilisation de l'aide, la convention de résultat que le bénéficiaire doit signer pour recevoir le versement de la subvention comporte :

• L'énoncé des obligations se rapportant à la reddition de comptes
• Des clauses relatives aux cessions des droits d'auteur
• Des engagements ayant trait aux communications entourant l'objet de la subvention.

La subvention peut être payée :

• Soit en plusieurs versements, dont le premier, en début d'année financière gouvernementale, représente un maximum de 50 % de l'aide
• Soit, dans certains cas, en un seul versement.

Mesures de contrôle

Chaque organisme subventionné doit produire une reddition de comptes annuelle conforme aux dispositions de la convention de résultat. Cette reddition de comptes prend la forme d'un rapport comprenant obligatoirement :

• Le bilan des activités réalisées
• La description des résultats obtenus et leur évaluation au regard des objectifs visés
• Un rapport d'utilisation de la subvention permettant de vérifier que les sommes versées ont été affectées aux fins auxquelles elles étaient destinées
• Toute autre information ou tout document jugés pertinents par le Ministère.

Ce rapport est accompagné des états financiers de l'organisme. Ceux-ci doivent indiquer de façon détaillée la provenance et le montant de chaque subvention reçue de source publique (provinciale, fédérale, municipale, du Conseil des Arts et des Lettres du Québec (CALQ), de la Société de développement des entreprises culturelles (SODEC), etc.) et satisfaire aux exigences suivantes :

• Si le total de ces subventions est inférieur à 50 000 $, les états financiers doivent être préparés par l'organisme et adoptés par résolution de son conseil d'administration
• Si le total de ces subventions se situe entre 50 000 $ et 100 000 $, les états financiers doivent au minimum prendre la forme d'une « mission de compilation » et le rapport intitulé « avis au lecteur » doit être préparé par un professionnel comptable et adopté par résolution de son conseil d'administration
• Si le total se situe entre 100 000 $ et 200 000 $, les états financiers doivent au minimum prendre la forme d'une « mission d'examen », et le « rapport de mission d'examen » doit être préparé par un expert-comptable et adopté par résolution du conseil d'administration de l'organisme
• Si le total est supérieur à 200 000 $, les états financiers doivent prendre la forme d'une « mission d'audit », et le « rapport de l'auditeur indépendant » doit être vérifié par un comptable agréé et adopté par résolution du conseil d'administration de l'organisme.

Ce rapport annuel doit aussi faire état de toute modification ou précision relative à l'information fournie par l'organisme dans sa demande d'aide financière pour les années couvertes par la convention, notamment en ce qui concerne son programme d'activités et son budget.

À la fin de chaque année financière, le degré de réalisation des attentes est évalué et l'organisme subventionné est tenu de présenter, pour l'année suivante, des prévisions budgétaires détaillées, adoptées par son conseil d'administration.